CRM-IMPLEMENTIERUNG: Schritt-für-Schritt-Anleitung | CRM Einführung erfolgreich meistern | Ep. #006

CIXON Boosts Your Business - Der CRM-Podcast

• 53 min

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In dieser Folge des CRM Podcasts geht es um die Implementierung eines CRM-Systems. Die Gastgeber Dominik und Stefan besprechen die Schritte und Vorbereitungen, die Unternehmen vornehmen sollten, bevor sie ein CRM-System implementieren. Sie betonen die Bedeutung der Projektplanung, der Budgetierung und der Festlegung von Anforderungen. Außerdem diskutieren sie die Auswahl des richtigen CRM-Systems und die Unterschiede zwischen Insellösungen und Plattformlösungen. Sie geben Einblicke in ihre eigenen Erfahrungen und empfehlen cloudbasierte Lösungen. Schließlich erläutern sie den Unterschied zwischen Onboarding und Implementierungsprojekten und wie ein Onboarding bei HubSpot abläuft. In diesem Teil des Gesprächs geht es um das Onboarding und die Implementierung eines CRM-Systems. Beim Onboarding wird empfohlen, ein professionelles Onboarding durchzuführen, um sicherzustellen, dass das System effektiv genutzt wird. Es wird auch betont, dass die Implementierung von einem erfahrenen Partner durchgeführt werden sollte, um sicherzustellen, dass das Projekt in der richtigen Timeline abgeschlossen wird und die Qualität gewährleistet ist. Es wird auch über die Bedeutung von Schnittstellenprojekten und Datenmigration gesprochen. Nach der Implementierung ist es wichtig, das CRM-System kontinuierlich weiterzuentwickeln und anzupassen. ---------------------------------------------- Takeaways - Eine sorgfältige Projektplanung und Budgetierung sind entscheidend für eine erfolgreiche CRM-Implementierung. - Es ist wichtig, die Anforderungen des Unternehmens zu kennen und die Prozesse in den verschiedenen Abteilungen zu verstehen. - Die Auswahl des richtigen CRM-Systems hängt von den individuellen Bedürfnissen und dem verfügbaren Budget ab. - Cloudbasierte Lösungen bieten Flexibilität und die Möglichkeit zur Integration mit anderen Tools. - Onboarding und Implementierungsprojekte sind verschiedene Ansätze, je nachdem, ob das Unternehmen interne Ressourcen hat oder einen Partner benötigt. Ein professionelles Onboarding ist wichtig, um das CRM-System effektiv zu nutzen. - Die Implementierung sollte von einem erfahrenen Partner durchgeführt werden, um die Qualität und die Timeline des Projekts sicherzustellen. Schnittstellenprojekte und Datenmigration sind wichtige Aspekte bei der Implementierung eines CRM-Systems. - Das CRM-System sollte kontinuierlich weiterentwickelt und angepasst werden, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. ---------------------------------------------- Folge uns auf Social Media: LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/cixon/ Twitter: https://twitter.com/CIXON_de Instagram: https://www.instagram.com/cixondigital/ Diese Folge als Video auf Youtube anschauen: https://www.youtube.com/channel/UCxGYDNkdkDLq5qObiTysJOQ ---------------------------------------------- Vergiss nicht, unseren Podcast zu abonnieren und mit deinen Kollegen und Freunden zu teilen. Bewerte uns auf deiner bevorzugten Podcast-Plattform und lass uns wissen, welche Themen dich in zukünftigen Episoden interessieren. Bleib dran und sei bereit, dein Unternehmen mit "CIXON Boosts Your Business" auf das nächste Level zu bringen! ---------------------------------------------- Kapitelmarken: 00:00 Einleitung und Vorstellung des Themas 06:22 Projektplanung und Vorbereitungsphase 15:49 Die Auswahl des richtigen CRM-Systems 25:08 Das Onboarding: Ein professioneller Start mit einem erfahrenen Partner 28:11 Die Implementierung: Ein strukturierter Prozess mit klaren Phasen 35:11 Schnittstellenprojekte und Datenmigration: Herausforderungen und Lösungen 38:20 Die kontinuierliche Weiterentwicklung des CRM-Systems ---------------------------------------------- Transkript der Episode: Dominik (00:02.286) Ja, hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Ausgabe unseres Podcasts, der CRM Podcast, CIXON Boosts Your Business. Und ich bin natürlich auch heute nicht alleine, sondern der Stefan ist wieder bei mir. Hallo Stefan, grüß dich. Stefan (00:17.536) Hallo Domi, grüß dich! Dominik (00:20.174) Ja, heute haben wir wieder ein neues Thema mitgebracht. Wir schließen quasi an das Thema von letzter Woche an, wo wir geschaut haben, wie entscheide ich mich denn für ein CRM -System und was ist dabei wichtig. Und heute schauen wir uns die Implementierungsphase an. Und da ist unser Thema Erfolgreiche CRM -Implementierung Schritt für Schritt Anleitung für Ihr Unternehmen. Und das wird uns die heutige Folge begleiten, bevor wir allerdings in das Thema rein. schreiten. Wir kennen uns schon alle. Unsere wöchentliche Frage an den Stefan. Was ist denn dein CM -Highlight der Woche gewesen? Stefan (00:59.774) Mein CRM -Highlight der Woche war sicherlich jetzt zu sehen innerhalb der HubSpot -Plattform, wie diese Predictive AI -Features nach und nach ausgerollt werden. Also wir hatten ja bisher immer die generative AI integriert, wenn man jetzt im E -Mail -Marketing -Tool war oder im Social Media Tool, dass man automatisch KI -basiert einfach Prompts eingeben konnte und einen gewissen Output bekommen hat. Ähnlich wie man das von ChatGPT kennt. Natürlich in HubSpot noch ein bisschen verfeinert auf die Brand Voice, auf die Markenidentität, dass das Ganze noch ein bisschen verfeinert ist, aufs Unternehmen zugeschnitten ist und eben direkt nativ in HubSpot. Aber HubSpot hatte ja schon letztes Jahr angekündigt, als diese HubSpot AI Features angekündigt wurden, dass es nicht bei der generativen AI bleiben wird, sondern auch predictive AI Features mit hinzukommen. Und ich hatte jetzt auch die ersten Demos, wo ich den neuen KI Chatbot von HubSpot vorgestellt habe und habe auch in unserem Demo -Portal als auch in unserem Live -Portal die KI -basierten Prognose -Features aktiviert. Ich bin in die Beta gekommen. Die Teilnahme kann jeder HubSpot -Kunde beantragen. Und habe das mal aktiviert. Und das ist total spannend zu sehen, wie HubSpot jetzt Daten analysiert aus der Vergangenheit und nicht mehr einfach nur generativ neue Inhalte erstellt, sondern eben aus den Daten der Vergangenheit oder den Informationen aus der Vergangenheit versucht Schlüsse auf die Zukunft zu sehen. Und das ist natürlich gerade beim Thema Vertriebsprognose sehr spannend. Wenn HubSpot analysiert, wie viele Deals habe ich in der Vergangenheit erstellt, wie viel Aktivität läuft auf die Deals, wie ist so die Abschlussrate. Denn diese ganzen Daten, die man ja sowieso im CRM sammelt, jetzt dafür verwendet werden, auch KI -basiert Prognosen über den Umsatzerfolg in den nächsten drei Monaten oder sechs Monaten zu erhalten. Genauso beim KI -Chatbot habe ich jetzt das erste Mal ein bisschen umfangreicher gedemodet und man kann praktisch Informationen aus einer Wissensdatenbank oder einer URL, einer öffentlichen URL hinterlegen und die KI scannt diese ganzen Inhalte und dann kann sie selbstständig in einem Chat, in einem Live -Chat auf der Webseite ein Gespräch oder ein Chat mit einem Besucher führen und basierend auf den Informationen der Vergangenheit Stefan (03:23.608) ... versuchen, Lösungen für diesen konkreten Problemfall ... ... des Kunden zu finden, die individuell zum Unternehmen passen. Und das sind halt diese spannenden Predictive AI Features, ... auf die ich jetzt schon länger gewartet habe, ... seit ich das erste Mal diese HubSport AI Keynote gesehen habe. Und jetzt wird so ein bisschen das Bild klarer. Ich bin sehr, sehr gespannt drauf. Freue mich auf jeden Fall, dass man da jetzt in die ersten Betas reinkommt. Und ja, spannende Entwicklungen, das zu sehen. Und ja, Domi, was ist dein CRM -Highlight der Woche gewesen? Dominik (03:58.222) auf jeden fall sehr sehr spannend mit den KI -Tools, wie es weiter voran steigt, also geht ja wirklich in einem schnellen tempo und auch sehr sehr nützlich auf jeden fall kann man sich schon sehr gut vorstellen was du erzählt hast. Ich komme zu meinem Highlight der Woche, CRM Highlight der Woche. Ich bleibe da ein bisschen, ja sagen wir traditioneller zu einem Tool, dass es schon etwas länger gibt und zwar ist es das Sequenzen Tool. Wir hatten ja letzte Woche darüber gesprochen, wann lohnt sich ein CRM -System für mich und wann macht es Sinn, das zu nutzen. Und da sind wir auch auf das Thema Mailing gekommen und Planung der Aufgaben. Und da bin ich diese Woche einfach in den Prozess wieder drüber gestolpert und habe wieder zurückgedacht an unsere Folge. Und dann ist mir wieder aufgefallen, wie viel dieses Sequenzentool auch einem an Arbeit, an manueller Arbeit wegnimmt. Und dass es sich super krass lohnt. da alles vorzuplanen, Vorlagen reinzulegen, die Schritte vorzuplanen und dann auch einen guten Prozess zu haben, den immer wieder zu adaptieren und zu übernehmen. Und da musste ich einfach meine meine Zeit früher zurückdenken, also wenn das alles noch manuell gemacht hat. Und dann war ich kurz froh und hab's kurz genossen, dass man nicht alles manuell machen muss. Und von dem her ja, das Sequenztool einfach immer wieder immer wieder cool. Und ja, das war daher mein Serien im Heiler der Woche. Stefan (05:23.892) Cool, guter Punkt, Episode von letzter Woche. Sehr, sehr wichtig auch für die heutige Folge. Wir sprechen ja darüber, wie man so ein CRM -System bei sichem Unternehmen implementiert. Und wir haben letzte Woche schon darüber gesprochen, wann sich überhaupt ein CRM -System lohnt und auch worauf man vielleicht achten sollte, welches CRM -System so das Richtige ist. Und wir verlinken die Folge der letzten Woche auf jeden Fall in den Show Notes. damit da jeder auch noch mal reinhört, bevor es jetzt dann hier in die Folge geht, wie jetzt so ein CRM -System implementiert wird. Wir versuchen daher heute so ein bisschen Schritt für Schritt Anleitung zu geben. Ich werde auf jeden Fall auch ein bisschen aus der Erfahrung sprechen, aus den hunderten CRM -Projekten, die wir jetzt schon begleitet haben. Wir gehen da natürlich heute auch ganz anders ran als noch vor drei oder vier Jahren. Und denke ich wird eine sehr spannende Folge. Was ist denn so der rote Faden für heute? Dominik (06:22.958) Genau, du hast es schon angesprochen. Wir werden da ein bisschen die Projektplanung durchgehen. Man kann quasi sagen, wir gehen mal vom ersten Schritt, wie du gerade schon gesagt hast, wenn ich gesehen habe, es lohnt sich ein CRM für mich. Dann weiß ich noch gar nicht, was für eins lohnt sich denn für mich. Und da werden wir heute mal die Schritte von dem Punkt an, wo ich mich dazu entscheide, aufs CRM zu wechseln oder auf ein modernes CRM zu wechseln. Von dem Punkt an, wie wir dann auch mit unseren Kunden Projekte planen. und die verschiedenen Schritte durchgehen, weil es ist ja auf keinen Fall so, dass man dann sagt, ich nehme jetzt ein CEM System und dann wird es mir vorgelegt, sondern da liegen ja noch ein paar Schritte dazwischen und die werden wir heute auch so im Zeitverlauf, wie es auch bei uns in den Projekten tatsächlich abläuft, durchgehen. Das ist natürlich immer ein bisschen individuell, kommt auch mal auf den Kunden, auf das Unternehmen an. Ist ja auch der große Vorteil von einem modernen CEM System, dass es sich an den Kunden anpasst und an die Wachstumsphase des Kundens. anpasst und von dem her schauen wir da eben individuell einmal auf die groben Punkte und da würde ich sagen, starten wir einfach da, wo sich der jeweilige potenzielle Kunde, der Kunde, das Unternehmen dazu entscheidet ein CRM -System zu nehmen und dann steht noch gar nicht fest, welches wollen sie denn überhaupt nehmen. Da ist schon mal wichtig, die Vorbereitungsphase gut zu planen und genau reinzugehen. Was sind denn da die Punkte, die sich ein Unternehmen stellen sollte, die Fragen, die es sich stellen sollte? Welches Tool nehme ich und was muss ich denn vorbereiten? Stefan (08:04.523) Vorbereitungsphase, also ich würde jetzt mal dort einsteigen, wo das Unternehmen für sich entschieden hat, okay wir brauchen auf jeden Fall ein CRM -System. Excel reicht uns nicht mehr aus, also auch ein bisschen was handfesteres, vielleicht auch eine Plattform. Also sprich, wenn jetzt die Züherinnen und Züher die letzte Folge gehört haben und für sich entschieden haben, okay, ein CRM -System macht auf jeden Fall Sinn, dann würde ich mal einsteigen, wie man dann so in die Vorbereitungsphase geht. auch mit dem Hinblick, dass es schon eine Plattform werden soll. Klar, man kann jetzt auch erstmal eine Insellösung wie Pipedrive oder so wählen, aber jetzt mal angenommen, man versteht oder erkennt wirklich, okay, das macht hier Sinn, aus einer Plattform heraus unser Marketing -Team, also auch unser Vertriebsteam, also auch unsere Webseite und unser Serviceteam laufen zu lassen. Dann denke ich, Vorbereitungsphase ist immer ganz, ganz wichtig. ich aus den Cases der letzten Jahre mitnehmen konnte, wenn man einen konkreten Anforderungskatalog intern hat. Also wenn jede Abteilung so ein bisschen ihre Use Cases festgehalten hat, was ist so der Ist -Zustand, welche Marketingaktivitäten finden wir durch, welche Vertriebsaktivitäten und Prozesse haben wir. Wenn das einfach pro Abteilung schon mal ganz klar ist, was sind überhaupt die Anforderungen, was sind die Use Cases, wie sieht unser Ist -Zustand aus und vielleicht auch was sind Wünsche für so einen Zielzustand, die wir in Zukunft brauchen und wollen. Das ist ganz, ganz wichtig und das merke ich auch immer. Das hilft unglaublich dann in dieser Vorbereitungsphase. Wenn wir auch das erste Mal mit potenziellen neuen Kunden sprechen, wo die Reise hingehen soll, dann arbeite ich das sowieso immer mit meinen Kundinnen und Kunden aus und wenn die das schon von ihrer Seite mitbringen, dann erspart das natürlich sehr viel Zeit und gibt einfach eine gewisse Transparenz auch schon. ... unternehmensintern als wenn ich dann ... ... mit diesem Fragenkatalog ankomme ... und dann erst die Reise beim Unternehmen losgeht. Ich denke, das ist ganz gut schon mal zu schauen, ... hey, was sind so unsere Use Cases ... und wo soll die Reise hingehen. Wie siehst du das? Also, ja. Dominik (10:16.942) Ja, ist ja auch... Genau, also ist ja auch wichtig, auch im Schritt davor schon, wenn man sich für ein CRM -System entscheidet, welches soll es denn werden, ist natürlich wichtig zu wissen, was soll es denn können und was sind unsere Anforderungen. Und gerade wie du gesagt hast, innerhalb der Abteilungen sollte man die Prozesse aufzeichnen und wissen, wie die aktuell sind. Wir nutzen ja da auch oft Miro beispielsweise, es auch mal visuell darstellen zu können. Und da ist dann auch cool, Eine Plattformlösung sollte ja dann auch die Schnittstellen zwischen den Abteilungen dann aufbauen. Und das hatte man davor vielleicht, wenn man noch kein CM -System hatte, noch nicht. Und auch da ist es dann wichtig, visuell das darzustellen und zu wissen, wie sollen Prozesse auch zwischen den Abteilungen ablaufen, Kommunikationswege sein über Ticketing -Systeme oder sonstige Kommunikationswege und Weiterleitungen. Und auch von dem her finde ich wichtig, erstmal zu wissen, was hat man gerade, was will man, sowohl im Mikromanagement, also in den Abteilungen, als auch unternehmensweit. Dann kommt natürlich auf die Größe des Unternehmens an, aber so gehen wir da eigentlich trotzdem meistens ran. Stefan (11:30.115) Wir können ja ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern, was so in unseren Miro Boards als Vorlagen drin liegen, weil ich glaube, das ist richtig wertvoll auch für die Vorbereitungsphase. Also eine Sache, ein Board oder ein Diagramm, was ich immer am liebsten erstelle in der Vorbereitungsphase mit meinen Kundinnen und Kunden oder vielleicht nochmal zur Erklärung, wie er ... Dominik (11:36.494) Sagana. Stefan (11:51.905) Wir beide, wir machen ja bei uns bei SIGSON diese Evaluierungsphase, diesen ganzen Pre -Sales Prozess, praktisch Neukundengewinnung, aber dann auch Begleitung bis zu einem konkreten Projektplan, bis zur Vertragsunterschrift und dann geht es an unser Operations Team rüber. Und was ich immer am liebsten nutze, ist so ein Diagramm, was eine Systemlandschaft abbildet, damit einfach erst mal transparent wird, was habe ich überhaupt alles für ... Tools und Insellösungen bei uns im Unternehmen und damit auch da ein gleichmäßiges Verständnis herrscht. Was haben wir im Einsatz? Welche Tools nutzen wir? Welche Tools könnten wir perspektivisch abschalten, wenn wir auf eine CRM -Plattform wie HubSpot wechseln? Das spart nämlich dann auch Budget ein und dann wird neues Budget frei. Budget ist sowieso eine sehr, sehr wichtige Frage, die man sich immer stellen sollte. Habe ich 10 .000, 15 .000 Euro im Jahr für eine Plattform oder ... Kann ich das freischaufeln, wenn ich andere Systeme abschalte und einspare? Oder habe ich das Budget vielleicht gar nicht und muss noch ein halbes Jahr oder ein Jahr weiter mit der bestehenden Lösung arbeiten? Und das mit der Systemlandschaft ist einmal ein sehr, sehr cooles Instrument, was ich gerne aufsetze. Und das zweite ist ein Swimlane -Diagramm, wo man praktisch Marketing, Vertrieb und den Kundenservice als einzelne Lanes aufzeichnet und dann zwischen innerhalb dieser Lanes steckt der Prozess im Marketing, also zum Beispiel wie werden Leads überhaupt erst mal generiert. Das könnte zum Beispiel sein durch organische Reichweite über den Blog, durch Messeauftritte und durch bezahlte Werbeanzeigen kommen Kontakte zustande und die werden dann aktuell direkt an den Vertrieb übergeben und dort beginnt dann die Swimlane vom Vertrieb und wie sieht dann der Prozess im Vertrieb aus, beispielsweise es findet ein virtuelles Erstgespräch statt, dann findet vielleicht ein Vororttermin in Personen statt und so weiter. Und dann was passiert nach Vertragsunterschrift und dann beginnt die Service Swimlane, dass man einfach mal so ein high level overview hat über die Prozesse in den einzelnen Abteilungen, aber auch wie die Übergabe dazwischen stattfindet. Das sind eigentlich so meine zwei liebsten Diagrammtypen in der Vorbereitungsphase. Wie sieht es bei dir aus? Was machst du gerne? Dominik (14:17.71) Genau, also anschließend an das vielleicht noch, also hast du ja schon angesprochen oder angerissen, wie es aussieht. Ich würde es als Customer Journey auch so beschreiben, dass man einfach mal guckt, wie kommen die Leads rein, wie werden sie genertured durch das ganze Marketing Team und dann auch übergeben an Sales, wenn sie qualifiziert sind und dann im Endeffekt, wenn der Abschluss da ist, nach der gesamten Phase im Sales über Angebotsphase bis hin zur Abschlussphase dann auch mit einer guten Übergabe an den Kundenservice. Und genau das, was ich nochmal vorheben will, ist Budget und auch die Timeline, also die Zeit, die man dafür einberechnen will, dieses Projekt zu implementieren. Weil, wenn man das früh genug kommuniziert und die Erwartungshaltungen da abklärt, das sind Hauptthemen dafür, dass das Projekt im Endeffekt erfolgreich wird. Und dann auch, wenn ich damit starte, ich damit so arbeiten kann. wie ich es mir vorstelle und wie ich es dann im Endeffekt im Mirrorboard oder in der Projektphase, in der Vorbereitungsphase mir vorstelle und aufzeichne. Und genau das sind so die Themen, die Fragen, die man sich stellen sollte, auch Budgets abklären. Was haben wir denn eigentlich am Budget? Weiß ja oft oder ist auch vielleicht nicht der Verantwortliche derjenige, der dann das Projekt durchführt. Und deswegen diese Fragen sollte man sich aus meiner Sicht da vor einmal stellen, bevor man dann zu den Partnern oder zu jeweiligen CRM -System geht und sich dann für Eines entscheidet. Stefan (15:49.18) Ja genau. Budget auch noch ein spannender Gedanke, der mir dazu einfällt. Wenn man eine Plattform wie HubSpot nutzt, dann sollte man schon mal die 10 .000 Euro im Jahr als Softwarebudget für HubSpot einplanen. Wenn man das nicht hat, dann macht es vielleicht eher Sinn, auf eine Lösung wie zum Beispiel Mandate zu schauen, die einfach noch preisgünstiger ist. Wenn man deutlich mehr Budget hat und viel individuellere Bedürfnisse, macht es vielleicht Sinn, zu einer Lösung wie SAP oder Salesforce oder Microsoft zu schauen. Und da macht es schon wirklich Sinn zu schauen, was habe ich als Jahresbudget für so eine CRM -Plattform zur Verfügung und danach dann auch so ein bisschen die Auswahl zu treffen, also so eine Shortlist zu schreiben, was überhaupt an Systemen dann möglich ist. Natürlich muss man auch bedenken, die Total Cost of Implementation umfassen nicht nur das Software -Lizenzbudget, sondern auch noch die Implementierungsgebühr, wenn man das mit einem Partner implementiert oder die onboarding Schulungsgebühr, wenn man es intern selbst aufsetzt, aber trotzdem vielleicht ein bisschen Schulungszeitraum mit einplant oder Schulungsbudget mit einplant. Das muss man natürlich im ersten Jahr mit reinrechnen und das ist ein wichtiger Punkt. Dominik (17:06.414) Ja, sehe ich auf jeden Fall genauso. Ich würde sagen, das sind so die Punkte in der Vorbereitungsphase, zu denen man sich Gedanken machen sollte. Dann haben wir ja in der letzten Folge, du hast es angesprochen, schon drüber gesprochen, nochmal die Auswahl des richtigen CRM -Systems zu überdenken oder da zu suchen, welches das passendste ist. Da hatten wir auch schon ein bisschen auf die verschiedenen Insellösungen, Plattformlösungen. verwiesen. Das kann zum Beispiel wie du gesagt hast ja Monday sein oder es kann Pipe Drive sein, es kann Hubspot sein. Genau das sind so verschiedene Salesforce, wenn man ein bisschen mehr Budget hat, hast du also gerade schon angesprochen. Genau das sind so verschiedene Systeme und vielleicht kannst du auch noch mal von letzter Folge kurz zusammenfassen, was denn so die allerwichtigsten Punkte sind, was man sich bei der Entscheidung noch mal vor Augen führen sollte. Auch wenn wir betrachten, was wir gerade gesagt hatten, Budget, Timeline und dann auch die Funktionsweisen, die es für mein Unternehmen haben sollte. Stefan (18:15.196) Das Timeline ist nochmal ein ganz wichtiger Punkt, dass man so ein CRM Projekt am besten nicht in die Hochphase, wenn man saisonales Geschäft hat, unbedingt nicht in die Hochphase legt. Das könnte zum Beispiel im Energiesektor sein, dass man im Sommer oder im Frühling sehr viele Anfragen hat, weil noch die Leute Solaranlagen auf die Däche haben wollen. Oder in der Eventbranche vielleicht so im Herbst dann die Zeit, wo besonders viele Messen und Events einfach stattfinden. Das ist auf jeden Fall nicht der richtige Zeitpunkt für so eine CRM -Implementierung, sondern dann lieber ein bisschen offseason schauen. Und man muss bedenken, dass das Team intern schon je nachdem, wie das Projekt dann abläuft, da kommen wir gleich zu, welche unterschiedlichen Modelle es gibt, aber das Team sollte schon so eine Stunde am Tag mal mindestens haben, das CRM -System dann einzuführen. Also mal ganz pauschal gesagt, Es gibt natürlich auch da Unterschiede, aber wenn man jetzt mal hergeht und sagt, okay, ich selbst als Unternehmen möchte eine CRM -Plattform einführen, dann wird es sicherlich ein Project Lead auch bei mir im Unternehmen geben, der dafür verantwortlich ist. Entweder das ist die Geschäftsführung oder das ist aus den Fachabteilungen, aus dem Marketing eine Person oder aus dem Vertrieb eine Person. Dann sollte diese Person, dieser spätere Key User auf jeden Fall eine Stunde mindestens am Tag. Zeit haben, sich dieses Projekt zu kümmern. Dominik (19:46.094) Ja, das ist nochmal ein wichtiger Punkt auch, sollte man sich bewusst sein, auch nicht gerade. Also es ist ein großer Einschnitt oder eine große Veränderung im Unternehmen, wo fast alle Abteilungen, zumindest diejenigen, die Kundenkontakt auf jeden Fall haben, betroffen sind. Und da sollte man sich auf jeden Fall Gedanken darüber machen, wann der richtige Zeitpunkt ist. Genau, dann schauen wir nochmal drauf zur Entscheidung, wer ist dir n Nutzig? hatten wir in der vergangenen Folge mal drüber gesprochen. Pipe Drive beispielsweise sitzen sehr, kann man als Insellösung bezeichnen, ist sehr auf den Vertrieb gemünzt. Wir implementieren eben sehr oft als HubSpot Partner HubSpot und das ist eben die Plattform, die vom Marketing über den Vertrieb bis zum Kundenservice auch die Webseite mit einbindet, also eine komplette Plattform Lösung ist, wo man die gesamte Customer Journey drüber abbilden kann, auch verschiedene Integration mit reinnehmen kann, sehr leicht zu verknüpfen mit verschiedenen Tools. Und dann gibt es natürlich auch noch Lösungen, die einfach nur ein CRM -System sind, wo Kontakte drin liegen, die man auch segmentieren kann, mit denen man arbeiten kann, die aber noch nicht diese Marketing und Sales Funktionen haben, wie sie jetzt so eine etwas größere Lösung wie beispielsweise HubSpot haben. Kannst du dazu noch was ergänzen? Stefan (21:19.787) Ja, genau. Also es ist wichtig, cloudbasiert zu arbeiten in der heutigen Zeit, denke ich, einfach damit man die Möglichkeit hat, externe Daten mit einspielen zu lassen oder auch mit mehreren Personen im aktuellen System zu arbeiten. Also eine cloudbasierte Lösung ist schon empfehlenswert. Und dann, wenn man sehr individuelle, spezifische Anforderungen hat, dann muss das die Plattform überhaupt erstmal können. Das können so Plattformen wie, also kleinere Systeme wie Monday oder Soho oder auch Pipe Drive oder andere vielleicht kleinere. günstigere CRM -Systeme nicht unbedingt. Die sind dann meistens starm auf das, was sie eben als Ziel haben. Aber ja, wenn man dann schaut, sehr individuelle Anforderungen hat und auch die Plattform auf sich anpassen will, dann macht natürlich HubSpot oder eine größere Plattform wie Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP vielleicht auch Sinn. Dominik (22:14.798) Okay, dann sind wir jetzt endlich an dem Punkt, wo wir uns für ein CRM -System entschieden haben, wo wir alle Stakeholder mit drin haben und dann gibt es jetzt verschiedene Möglichkeiten. Bei HubSpot ist es ja beispielsweise so, dass man mit einem Partner zusammenarbeitet, das heißt wir als HubSpot -Partner sind an der Seite der Unternehmen, die HubSpot einführen, möchten sie begleiten. Wir begleiten sie in der ersten Phase und das kann Aber auch wieder verschiedene Ausblickungen haben, je nachdem wie die Bedürfnisse des Partners sind. Zum einen ist es ja so möglich, dass man ein Onboarding bucht, ist bei der HubSpot Plattform ja auch sogar verbindlich. Also man muss erstmal ein Onboarding auch dazu buchen, weil HubSpot einfach möchte, dass man es auch so nutzen kann, wie man im Endeffekt es auch möchte und da ist ein Onboarding einfach nicht... Also ohne Onboarding... würde man das nicht schaffen. Und von dem her gibt es die Möglichkeit mit dem Onboarding zu starten, wenn man sehr viel ja auch in -house abbilden kann, was jetzt die Dinge betrifft, die wir gleich noch besprechen werden, wenn es eine wirkliche Implementierungsphase geht. Dazu zählen Migration, Daten, Abbildung der Prozesse im neuen System, beispielsweise Integration von Trittsystemen. Aber lass uns erst mal noch auf das Onboarding schauen, wie würde denn dass wir jetzt mit dem Partner durchgehen mit den verschiedenen Abteilungen. Wir gehen davon aus, wir sind wirklich bei Sales Hub dabei, wir haben Marketing Hub dabei, wir haben einen Service Hub dabei, also alle Abteilungen sind da dabei. Wie schaut denn jetzt bei uns beispielsweise bei Sixon ein Onboarding aus, dass wir mit dem Partner führen und was ist dabei enthalten und was sind vielleicht noch Dinge, die wir dann in der Implementierungsphase hätten, die jetzt beim Onboarding erstmal noch nicht dabei sind. Stefan (24:12.427) Genau, vielleicht nochmal so meine Two -Sense zum Thema ... ... Onboarding versus Implementierungsprojekt. Wann ist das das Richtige für mich und mein Unternehmen? Grundsätzlich kann ich da erst mal sagen, wenn du als Unternehmen ... ... intern genug Ressourcen hast, beispielsweise einen CRM -Manager ... ... bereits hast, CRM -Verantwortlichen hast, dann kannst du ... durchaus so ein CRM -Projekt auch intern mit eigenen ... Ressourcen stemmen und ohne dass du einen Partner dazu brauchst. das ist grundsätzlich erstmal möglich, ist aber wichtig, dass das eine geschulte Person ist und dass diese Person auch die Software kennt, weil so ein CRM -System bringt unglaublich viel Funktionen mit und dazu ist es auch immer konzeptionell eine sehr heiße Phase, weil sowohl die Daten müssen migriert werden, als auch es muss ein Konzept geben über Datenmodelle, über Marketingprozesse, über Vertriebsprozesse und das dann alles in den jeweiligen Tools und Funktionen noch mit einzubauen. Das ist schon anspruchsvoll. Wenn du einen CRM -Manager hast, der da topfit ist, dann klar, kann man das schaffen mit internen Ressourcen, komplett ohne Onboarding oder Implementierung. Du hast es schon richtig gesagt, bei HubSpot ist es grundsätzlich verbindlich, ein Onboarding dazu zu buchen, weil die Plattform so komplex ist und HubSpot als Softwareunternehmen sicherstellen will, dass die Kunden einfach das System gewinnbringend einsetzen. Letztendlich ist es für HubSpot nämlich schlecht, wenn die Kunden nach einem Jahr wieder churnen und dann wieder weg sind. Deswegen will HubSpot, dass es mit einem professionellen Partner aufgesetzt wird. Und dann macht ein Onboarding Sinn, wenn es im Unternehmen ein oder zwei Personen gibt, die grundsätzlich Tech -Savvy sind, also sich mit Systemen und der digitalen Welt auskennen und auch Zeit zur Verfügung haben. Das heißt, ein bis zwei Stunden am Tag, so zwischen fünf und zehn Stunden pro Woche. Das ist ja schon einiges. Aber wenn diese Zeit da ist, dann kann ein professionelles Onboarding durchgeführt werden. Bei uns ist das eine 1 zu 1 Betreuung und man bekommt also einen individuellen Ansprechpartner an die Hand. Es gibt einen ganz klaren Fahrplan. Es gibt zwischen den Terminen, die wöchentlich stattfinden, Hausaufgaben, die von dem Onboarding Ansprechpartner im Unternehmen durchgeführt werden müssen. Und das ist also ein klar geführter Prozess von der Grundeinrichtung Stefan (26:36.651) dann über die Migration der Daten, die am Anfang stattfindet und dann die Verfeinerung der einzelnen Tools und dann am Ende so ein bisschen das Reporting und die Weiterentwicklung von der Plattform. Also das ist so im Onboarding Bereich so ein klassischer Ablaufplan. Siehst du da noch was, was du ergänzen würdest, Domi? Dominik (26:58.734) Ich glaube, du hast es schon relativ gut zusammengefasst. Einfach wichtig zu wissen, dass wir begleitend dabei sind, jetzt nicht im Portal des Kunden oder des Unternehmens sind und da selbst Dinge machen, sondern dass es, wie du gesagt hast, Hausaufgaben sind. Wir sind aber relativ nah dran, das heißt, wir gehen individuell darauf ein, in welche Themen sollten wir denn zuerst starten. Was ist wichtig für den Kunden? Wann sollte was passiert sein? Das heißt, es gibt auch da einen Kick -off, wo besprochen wird, wann willst du denn mit welchen Dingen starten, beziehungsweise wie priorisierst du welche Themen? Und dann wird anhand dieses Plans immer mit den Hausaufgaben gearbeitet und so die Plattformen dann peu à peu aufgebaut. Genau, also das so weit zum Onboarding. Dann schauen wir einmal rüber zu einer Implementierung. Was da der Unterschied ist zum Onboarding, das würde ich jetzt einmal zu dir rübergeben. Wie startet man eine Implemitierungsphase? Was ist da wichtig von vornherein zu wissen und was kann man erwarten? Stefan (28:11.243) Genau, ganz konkret, wenn man mal mit einem Überblick anfängt, dann ist so ein Implementierungsprojekt aufgeteilt in vier Phasen. Einmal die Kickoff -Phase, dann die Konzeptionierungsphase, dann die Implementierungsphase und dann die Schulungsphase. Also das kann man mal ganz allgemein festhalten. Jetzt ist es bei einem Implementierungsprojekt so, dass wir operativen Tätigkeiten durchführen. Also bei einem Onboarding sind wir einfach nur beratend an der Seitenlinie und geben den Plan und die Hausaufgaben mit und die eigentliche Arbeit, die muss vom Unternehmen selbst durchgeführt werden. Bei einem Implementierungsprojekt sind wir im Lead. Das heißt, wir übernehmen volle Verantwortung für die Timeline, dass das Projekt in der richtigen Timeline abgeschlossen wird und natürlich auch für die Qualität des Projekts, dass alles sauber aufgesetzt ist. Und das schafft man in diesen vier Phasen grundsätzlich schon sehr gut. Wie dann diese einzelnen Phasen aufgebaut sind, das kommt darauf an, welche Lizenzen genutzt werden. Also ist es ein reines Marketing - und Vertriebsthema oder wird die gesamte beispielsweise Hubspot -Plattform, also Marketing, Vertrieb, Kundenservice ausgerollt? Gibt es vielleicht eine Schnittstellenphase, wo ein Drittsystem noch angebunden wird? Das sind dann alles Details, die sehr wichtig sind und auch einen großen Einfluss auf den Projektplan haben. Grundsätzlich kann man sagen, bei so einem Implementierungsprojekt, das von uns durchgeführt wird, es wird vor dem Projekt ein klarer Anforderungskatalog festgehalten und darauf basierend ein klarer Projektplan definiert, wo ganz genau dabei steht, welche Personentage, welche Ressourcen und welche Inhalte wir ins Projekt mit beisteuern und wofür wir dann auch verantwortlich sind. Und danach richtet sich auch, dauert das Projekt drei Monate, dauert es sechs Monate, dauert es zwölf Monate. Und ich denke, wichtig ist, in der Kickoff -Phase wird das Projektteam sich kennenlernen. Das heißt, man hat einen internen Kickoff, den wir intern durchführen, das finale Projekt abstimmen, die finale Projekttimeline festhalten. Es gibt dann einen globalen Projektkickoff mit allen Teilnehmern von uns, von Sixon und vom Kunden. Dann geht man in die Workshop -Phase über, die Konzeptionsphase. Da werden dann je nach Fachabteilung die Ist - und die Soll -Prozesse festgehalten. Stefan (30:31.979) Daten, Migration der Daten ist immer ein wichtiges konzeptionelles Thema. Es wird festgehalten, wie sieht das Datenmodell aus, welche Eigenschaften, welche Objekte müssen in HubSpot vorkommen, damit die Implementierung auch individuell zum Unternehmen passt. Dann in der Implementierungsphase natürlich das Abbilden dieser Prozesse aus MIRO in die eigentliche HubSpot Plattform. Und dann ist es, sage ich mal, wie im Fitnessstudio, man holt sich praktisch einen Trainer an die Hand. Der zeigt einem dann, okay, das ist das Tool, das ist das Gerät sozusagen, ist mit dabei, zeigt, okay, passt die Ausführung und passen die Erfolge, die Ergebnisse und begleitet dann nochmal in diesem Onboarding -Zeitraum entweder für vier Wochen oder für acht Wochen oder auch manchmal für zwölf Wochen, je nachdem, wie groß das Projekt ist. Einfach damit man, ja, wie im Fitnessstudio nochmal so eine begleitende Rolle, einen begleitenden Trainer an der Hand hat, Sparring zu betreiben. die Plattform ordentlich zu nutzen. Und auch hier ist dann noch mal von der Change -Management -Perspektive wichtig, dass man am besten mit ein paar Keyusern ins Projekt startet, dann ein paar Early Adopter aus dem Unternehmen hat, die praktisch dann schon von den Keyusern mal ans System herangeführt werden und der globale Rollout über die gesamte Organisation dann im dritten Schritt passiert. Damit kann man es einfach schaffen, dass ... die ersten Fans von der neuen Plattform generiert werden ... und diese Fans das dann auch im Unternehmen ... ... weitertragen können, ... ... ist finde ich so ein ganz wichtiger Punkt ... bei einer CRM Implementierung, ... dass man das einfach bedenkt, ... dass die ganze Organisation ... da nicht mit einmal reingeworfen wird. Haben wir auch schon gemacht, ... diesen Fehler würde ich definitiv als Fehler betiteln. Haben wir aber bestimmt auch noch mal ... eine andere Podcast Folge, ... wo wir darüber sprechen können. Also niemals die gesamte Organisation ... ... mit einmal ins kalte Wasser werfen, ... sondern immer ein bisschen mit ... First Movers und Early Adopters arbeiten, bevor dann die gesamte Organisation aufs neue System gebracht wird. Dominik (32:32.302) Jetzt hast du den, ich finde, sehr schönen Vergleich vom Fitnessstudio gebracht, wo man ja auch in vielseitiger Möglichkeiten hat, den ganzen Tag dort verbringen kann und sich richtig aufbauen kann und damit das schaffen kann, was man möchte. Und man hat da den Coach dabei. Du hattest jetzt bei der Onboarding Session, bei dem Onboarding Part gesagt, 5 bis 10 Stunden in der Woche sollte man sich nehmen. Jetzt ist es ja im Fitnessstudio so, dass man da auch Zeit für sich selber nehmen muss, auch wenn man den Coach dabei hat. Wie würdest du denn sagen, wie viel Zeit ist denn bei der Implementierungsphase nötig von den Ansprechpartnern des Unternehmens, die dann die Schnittstelle zum gesamten Unternehmen bilden? Stefan (33:21.796) Ja, guter Punkt. Grundsätzlich ist in der Konzeptionierungsphase, das findet in Workshops statt. Also wir halten konkrete Termine fest, ein bis zwei Stunden, manchmal auch drei oder vier Stunden, die ist - und soll -Prozesse aufzunehmen und gemeinsam zu erarbeiten. Also diese Zeit sollte natürlich eingeplant sein, dass dann auch ein Ansprechpartner aus der Fachabteilung am Start ist. Dann in der Implementierungsphase liegt der Hauptteil der Implementierung bei uns. Das heißt da kann das Unternehmen sich zurücklehnen, kann sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren, kann sich auf die eigenen Themen konzentrieren. Ich meine, deswegen wird das Projekt ja in die Hand eines erfahrenen Partners gegeben, damit der Partner das individuell und schlüsselfertig aufsetzen kann, das System. Und von daher ist in dieser Phase vielleicht je nachdem, wenn mal jemand über die Schulter schauen will oder schon mal mit reingucken will, vielleicht eine Stunde pro Woche dann völlig ausreichend, einfach als Ansprechperson zur Verfügung zu stehen. Und dann Ja, in der Onboarding, in der Schulungsphase, dann ist es auch wieder so vielleicht einmal der Termin pro Woche und dann kommt man aber in so ein regelmäßiges Arbeiten hinein, dass man sich, die Key -User, die sich dann schon eine halbe Stunde bis Stunde am Tag im System bewegen und das System auch aufbereiten und intern schon mal das Team schulen und die ersten Teammitglieder drauf holen. Also das geht dann schon. relativ guten laufenden Betrieb über. Vielleicht könntest du noch mal kurz was zu dem Thema Schnittstellenprojekte sagen. Du hast ja auch schon ein bisschen was gesehen und ein paar Evaluierungen gemacht. Das ist immer noch mal so ein bisschen ein Sonderthema, wenn dann eine individuelle Schnittstelle noch gebaut werden soll. Dominik (35:11.118) Ja genau, also da würde ich auch nochmal auf jeden Fall auf den Anfang kommen, dass es auch ein Thema ist, was sehr gut geplant werden muss und das sind auch Gedanken, die man sich sehr früh machen sollte, welche Systeme sollen noch an HubSpot angedockt werden. Und ja, da gibt es nämlich einige Systeme, sehr viele Systeme, die schon eine intuitive Schnittstelle haben, die auch von HubSpot betreut werden. Das heißt, da gibt es sehr gute Schnittstellen, das sind so ganz geläufigen Dinge wie Mailing -Systeme oder der Kalender. Es gibt eine Vielzahl in allen Bereichen, also im Sales -Bereich sehr viel was Prospecting -Tools angeht, was Datentools angeht, was schon Integrationen besitzt und wo man einfach sich auf diese Integration quasi draufsetzen kann und die nutzen kann, die HubSpot nutzt, wenn sie soweit ausreicht in dem Umfang wie sie dort ist. Dann gibt es aber auch noch einige Tools. Da gibt es einfach noch keine HubSpot Schnittstelle. Und da wollen natürlich ganz, ganz viele Unternehmen dann auch jede Systeme mitnehmen. Das sind zum Beispiel Rechnungstools, die man anbinden kann. Als Beispiel, also wenn wir jetzt von, ich kenne jetzt zum Beispiel LexOffice, Ceftask. Da gibt es jetzt keine Schnittstelle oder Integration, die im HubSpot Marketplace schon zu finden ist. sondern es gibt Drittanbieter, die schon Schnittstellen anbieten. Die kann man auch nutzen, wenn sie den Bedürfnissen entsprechen. Aber wenn das eben noch nicht der Fall ist und ich wirklich eine Schnittstelle so haben möchte, damit alles so funktioniert, wie es entweder vorher schon war oder dann neu aufgebaut werden soll, damit meine Prozesse noch effizienter werden und ich, wo ich mit dem Hubspot tue, schon sehr viel einspare, dann nicht woanders manuelle Prozesse habe, sondern dass ich die dann auch wieder in das System mit einbinden kann. Und da ist es einfach sehr, sehr wichtig zu zu beginnen, schon zu definieren, welche Anforderungen habe ich denn dann an die Schnittstelle? Was soll von einem Drittsystem nach Hubspot übertragen werden? Was soll von Hubspot wieder ans Drittsystem zurückgespielt werden? Und so können wir dann auch als Partner, der die Schnittstelle auch programmieren kann, zuerst schon den Aufwand berechnen und schon wie viel würde das denn Dominik (37:37.934) ausmachen, wie viel Zeit benötigen wir, diese Schnittstelle aufzubauen zu den Bedürfnissen, die das jeweilige Unternehmen hat. Und da können wir dann im Sparing auch immer schauen, was ist denn nötig, was ist möglich und so dann die Schnittstelle im Endeffekt aufbauen. Und die wird dann in den Projektplan mit übernommen. Und ja, sofern die die Voraussetzungen da sind und alle Bedürfnisse oder Anforderungen kommuniziert sind, wir dann unseren Plan geteilt haben, wie es aussehen kann, können wir die Schnittstelle dann auch ins System aufnehmen und quasi an HubSpot anbinden. Genau, hast du da noch eine Ergänzung dazu? Stefan (38:20.95) Das Schnittstellenprojekt ist super erklärt, ist wirklich sehr individuell. Also darf man nicht unterschätzen, genauso wie man das Thema Migration der Daten nicht unterschätzen darf. Das sind so meiner Meinung nach die zwei kritischsten Punkte. Einmal Schnittstellen an Trittsysteme und einmal Migration der Daten. Beim Thema Datenmigration vielleicht noch als kleine Nuggets oder Key Takeaways, worauf man achten sollte. Auf der einen Seite natürlich die Frage, ob man irgendwo eine Single Source oder Golden Source of Truth bereits hat, also ein System, wo praktisch alle Daten liegen, die man braucht, dann hat man es nämlich sehr viel einfacher, weil dann braucht man nur Daten aus einem System zu exportieren oder nur ein System anbinden, die Daten und Infos nach HubSpot zu bekommen, die man braucht. Wenn das nicht der Fall ist, dass man so eine Single Source of Truth im Unternehmen schon hat und man ... hat Daten in verschiedenen Silos und verschiedenen Abteilungen stecken und verschiedenen Formaten stecken, dann empfehle ich erstmal eine gesammelte Importliste vorzubereiten. Also einfach eine Masterdatei, die schon mal die wichtigsten Daten und Informationen beinhaltet, die dann auch im CRM -System sein müssen. Bevor man die Daten importiert, ganz ganz wichtig, erstmal ein Datenkonzept, Eigenschaftskonzept. aufsetzen und dann in HubSpot die Eigenschaften anlegen, bevor man importiert, weil ansonsten verliert man die ganzen Infos beim Import und man bekommt eine Fehlerliste, dass bestimmte Informationen nicht abgelegt werden konnten, weil es halt kein Datenfeld dafür gab. Und ja, dann ansonsten Relation darf man natürlich nicht vergessen, also Kontakte, die bestimmten Unternehmen zugeordnet sind. Diese Relation, die muss unbedingt in der Importliste mit vorhanden sein. Wenn man Aktivitätsdaten importieren möchte, sollte man sich wahrscheinlich am besten einen Partner suchen. Historische Aktivitätsdaten, wie zum Beispiel historische E -Mails oder Anrufe, die in irgendwelchen Systemen gelockt sind, können meistens nur via API sinnvoll importiert werden. Und da muss man schon technisch versierter sein. Da arbeiten wir dann auch mit unserem Entwicklungsteam individuell ein Konzept aus, welche Daten sind es, wie viele sind es. Das sind dann meistens auch... Stefan (40:43.985) deutlich mehr als nur statische Informationen. Und weil zu einem Kontakt kann es ja 100 Telefonate geben und jeder dieser Telefonate ist dann ein Datensatz, welcher importiert werden muss und von daher da dann am liebsten einmal mit uns kurz sprechen beispielsweise. Und ja, das vielleicht noch so als Informationen, die hilfreich sind. Dominik (41:05.87) Ich würde da sogar noch mal kurz gerne reingehen, weil ich will nichts vorwegnehmen. Wir haben ja schon die, wir werden noch zu einer Folge kommen, wo wir über Fehler sprechen. Aber Datenmigratation, das kann sehr schnell ein Fehler werden, wenn man es unterschätzt. Deswegen wollte ich dich nochmal speziell darauf ansprechen, fragen. Es ist immer sehr schwer einzuschätzen, die Daten. Wie schwer ist es für ein Unternehmen selbst? diese Daten so aufzubereiten, damit sie in HubSpot eingespielt werden können. Wann würdest du denn sagen, lohnt es sich, abgesehen davon, wenn man eben diese Aktivität mit rein nimmt, einen Partner mit rein zu nehmen, gibt es da irgendwie was, woran man sich hangeln kann, weil das höre ich eben sehr sehr oft, dass sie gar nicht einschätzen können, können wir das oder können wir das nicht? Stefan (41:52.748) Mhm. Erstmal die Frage, sind es nur statische Daten oder auch historische Daten? Wenn es nur statische Daten wie zum Beispiel Stammdaten sind von zwei oder drei Objekten, wie zum Beispiel Kontaktobjekt, Unternehmensobjekt und Dealobjekt, die ins System importiert werden sollen oder migriert werden müssen, dann kriegt man das auch selbst hin. Und dann, wenn es aber historische Daten auch sein sollen, dann am besten mit uns als Partner das Konzept besprechen und auch den Import mit uns als Partner. als Partner durchführen. Dann ein zweites Kriterium ist die Anzahl der Daten, also ab 10 .000 Datensätze aufwärts würde ich mir auch mal überlegen, das mit einem Partner gemeinsam zu machen, weil in diesen 10 .000 Datensätzen meistens auch viele Duplikate sind, meistens auch schlecht gepflegte Datensätze sind, die vielleicht gar nicht mehr existieren, dass diese E -Mail -Adress nicht mehr existieren, dass Hardbounces bestehen. Sowas beachten wir auch vor dem Import. damit diese Altdaten, diese Altlasten gar nicht ins neue System mit reinkommen, weil man sich da dann vielleicht den E -Mail -Score versaut, wenn man aus Versehen an zu viele schlechte Kontakte sendet. Das sind dann einfach so Sachen, die ab 10 .000 Kontaktdaten setzen, aufwärts schnell mal passieren können. Und dann natürlich, wenn ich mit mehr als drei Objekten arbeite. Also Kontakteunternehmen, Deals, das sind so die Standardobjekte eines CRM -Systems. Vielleicht noch Tickets, sagen wir diese vier Standardobjekte. Wenn man nur diese hat, dann und unter 10 .000 ist und nur statische Daten, dann kriegt man das selbst hin. Aber wenn man Custom Objects, also benutzerdefinierte Objekte noch mit reinbringen will, das könnten zum Beispiel Automarken sein oder Airlines bei einer Fluggesellschaft verschiedene oder bei einem... Stefan (43:46.311) Flughafen hatten wir das, dass die verschiedenen Airlines als Custom Object sein sollen oder bei Recruiting -Unternehmen, wenn Kandidaten und Kunden in getrennten Objekten stecken und vielleicht auch Stellenanzeigen nochmal ein getrenntes Objekt sind. Oder in der Immobilienbranche, die Immobilie als Custom Object noch angelegt ist und die Einheiten in dieser Immobilie auch nochmal als benutzerdefinierte Objekte. Da sieht man schon, das Datenmodell wird deutlich größer und komplexer und dann unbedingt mit einem Partner arbeiten, wie zum Beispiel mit uns erstmal ein klares Datenkonzept und Datenmigrationskonzept aufzustellen, bevor man importiert und bevor man das System bereit macht. Weil das kann sonst wirklich nach hinten losgehen und erstens wird es dann wahrscheinlich deutlich teurer, weil man einfach doppelten Aufwand hat und dann am Ende vielleicht doch nochmal sowieso einen Partner braucht, obwohl man den ganzen internen Aufwand schon hatte. Und es dauert dann in der Regel, wenn man nicht drauf achtet, einfach deutlich länger. Das verdoppelt sich dann vielleicht auch mal die Projektlaufzeit. Man wollte es in drei Monaten schaffen, auf einmal ist man nach sechs Monaten immer noch da und krebst rum, weil man irgendwie die Daten immer noch nicht ordentlich ins System bekommen hat. Das sind so dann typische Auswirkungen davon, wenn man das auf die leichte Schulter nimmt. Dominik (44:58.958) Also Summa summarum zu sagen, Daten sind nicht immer gleich Daten und es ist sehr schnell passiert, dass man das unterschätzt. Von dem her auch das vorhinein sehr gut überlegen, vorbereiten und abklären mit dem jeweiligen Partner oder ja, eigentlich kann man das mit dem Partner ganz gut abstimmen. Genau, jetzt haben wir einmal das Implementierungsprojekt mehr oder weniger durch. Das heißt, wir haben implementiert, wir haben wir Integration hin, Onboarding haben wir noch dazu bekommen. Jetzt haben wir natürlich das System einmal stehen, was jetzt aus meiner Sicht auf jeden Fall noch wichtig ist zu sagen auch heißt, ist, dass das HubSpot oder das CRM -System, welches man gewählt hat, jetzt da ist, aber das heißt ja nicht, dass es, dass es jetzt so für immer bleibt und es auf jeden Fall ein Tool ist, eine Plattform ist, die man immer weiterentwickeln sollte, immer dran bleiben sollte, zu schauen, dass die Datenhygiene da ist. dass man, ja, dass das Unternehmen wachsen kann, dass man grundsätzlich sein Datenmodell auch wieder anpassen muss, aber auch, dass es einfach ein flexibles System ist, wo immer wieder neue Prozesse mit reinwachsen können, wo alte Prozesse erneuert werden müssen. Und da wollen wir euch auch an die Hand geben, dass man da sich natürlich auch einen Partner nehmen kann. Wir begleiten die Partner meistens, also das ist ja eigentlich in 95 Prozent der Fälle so dass man den Partner noch weiter begleitet, entweder mit flexiblen Stunden oder man hat noch ein Folgeprojekt, was man noch anpassen muss. Und auch das ist sehr, sehr wichtig mit einzuplanen von vorneherein, dass es eben ein Projekt ist, was nicht auf das initiale Projekt beschränkt ist, sondern das ist immer eine ongoing Sache ist, was es natürlich sehr, sehr flexibel macht und was ja auch ein Grund dafür ist, dass man sich diese Plattform holt. Aber man eben auch einplant, dass man im Nachgang damit auch Maintenance -Projekte hat und Anpassungen hat an diese Plattform, die man dann neu einführt. Das würde ich von meiner Seite noch als wichtig empfinden. Hast du noch Punkte, die man noch mit reinnehmen kann oder auch gerade zu dem Punkt? Stefan (47:16.285) Ja, auf jeden Fall. Es gibt beide Fälle. Also entweder man arbeitet wirklich sehr eng mit dem Partner weiterhin zusammen über ein festes Stundenkontingent und der Partner führt dann Marketingkampagnen durch oder baut eben diese Sachen als externer Partner im CRM -System immer wieder auf, schickt regelmäßig Marketingkampagnen raus, baut regelmäßig Vertriebskampagnen in HubSpot auf und versendet diese, schickt regelmäßig Reports und Auswertungen raus oder man Man hat intern die Leute geschult und die führen das auch durch. Man hat den Partner für Spezialfälle, für Weiterentwicklungen, wo das interne Team vielleicht noch nicht erfahren genug ist. Oder auch für Weiterentwicklungen der Plattform, eine neue Schnittstelle, eine neue Webseite vielleicht. Das sind so klassische Fälle, wo man dann nochmal ein Projekt aufmacht. Und ansonsten ist das eigentlich ziemlich gut zusammengefasst, denke ich. Was so die ... ... nachfolgende Betreuung des Systems betrifft. Ich glaube, sehr wichtig ist, ... ... genauso wie die Kundenbeziehungen lebendig sind ... ... und dynamisch sind, ... ... sollte auch das CRM -System so behandelt werden, ... dass es eben lebendig und dynamisch ist. Du hast es super gesagt. Die Prozesse verändern sich. Man entwickelt sich als Unternehmen weiter ... ... und das CRM sollte eben auch diese Entwicklungen dann ... ... immer mitmachen und mit abbilden, ... damit man da nicht auf der Strecke bleibt ... und die Kunden immer weiter begeistert. Und das ist eigentlich alles dann dazu zu sagen, wenn man erstmal diesen großen Batzen CRM -Migration oder CRM -Implementierung dann geschafft hat, dann macht es so richtig Spaß auch die Plattform zu nutzen und weiterzuentwickeln. Und dafür sollte man sich auf jeden Fall auch immer die Zeit nehmen, dass gute investierte Zeiten die Kundenbeziehungen haben. Dominik (49:08.398) Genau, also gut gesagt. Ich denke, wenn wir alles noch mal zusammenfassen so in kleinen Wörtern oder in einzelnen Wörtern, ist auf jeden Fall sehr, sehr wichtig. Die Vorbereitungen, die haben wir jetzt sehr, sehr häufig angesprochen, dass das Projekt gut vorbereitet ist, dass man weiß, wo man hin will, dass man weiß, wo man aktuell ist. Dann sehr, sehr wichtig, Kommunikation, sei es jetzt in einem Onboarding mit dem Partner oder sei es auch in der Implementierungsphase. in den einzelnen Schritten. Das finde ich als sehr sehr wichtig und ja, dass man flexibel bleibt auch innerhalb des Projektes kann dynamisch sein. Es können sich Dinge verändern. Es können Prozesse angepasst werden. Das kann passieren. Das ist so aber im Projektplan ja auch vorgesehen, dass es auch mal variable Stunden gibt oder variable Punkte gibt, die man dann nochmal verändern kann und ja, dass man, dass man eben weiß, Wenn die Plattform einmal steht, ich entwickle sie selbst weiter und dann kann ich auch genauso damit arbeiten, dass ich für mich meine Prozesse so effizient verbessern und meine Kunden happy sind. Ich im Zweifel mehr Kunden ansprechen kann, mehr Leads generieren kann, die Marketingprozesse effizienter sind und einfacher sind und die Übergaben in den Teams, das ist ja auch was, was wichtig ist. dass die gut funktionieren und so eben die Plattform dann auch ein neues Herzstück für das Unternehmen werden kann. Und ja, da will ich nochmal den Ball einmal zu dir rüberspielen. Hast du denn noch Punkte, die man da mit reinnehmen kann? Ich denke, wichtig ist einfach, dass man weiß, was einen erwartet und dass man aber auch weiß, was man danach damit machen kann und was es für eine Verbesserung darstellt. Stefan (51:05.362) Auf jeden Fall, also ich würde sagen, so viel erst mal zum Thema erfolgreiche CRM -Implementierung, Schritt für Schritt Anleitung, worauf sollte man achten und wie schafft man so ein CRM -Projekt erfolgreich zu meistern. Und wenn jetzt du als Zuhörerin oder Zuhörer oder Zuschauerin oder Zuschauer da individuelle Fragen hast, dann macht es auf jeden Fall Sinn, dass wir gemeinsam darüber sprechen. Genauso wenn du jemanden kennst, der gerade ein CRM -System bei sich einführen möchte oder von einem CRM -System wechseln will und da vielleicht auch so ein bisschen Respekt oder Angst vor hat, auch da, gern einfach mal ein unverbindliches Erstgespräch mit uns führen, gern einfach mal im Detail ein bisschen drauf schauen. Wir nehmen uns da immer die Zeit und bauen auch schon ein bisschen konzeptionell in dieser Vorbereitungsphase auf, wie das Ganze ablaufen kann und soll. Und von daher dann am besten einmal gemeinsam sprechen oder gerne auch in den Kommentaren Fragen stellen. Was habt ihr für individuelle Erfahrungen gemacht? Was könnten wir vielleicht hier im Podcast einmal beleuchten? Und ja, da bin ich gespannt drauf, freue mich drauf und würde sagen, Domi, vielen Dank hier für die Session und bis zum nächsten Mal. Dominik (52:16.718) Vielen Dank dir auch, Stefan. Wir freuen uns auf die nächste Folge und wenn ihr uns auf den Podcast -Plattformen folgen wollt, gerne folgen, die Glocke aktivieren, dann verpasst ihr den nächsten Podcast auch nicht. Und wir freuen uns aufs nächste Mal. ---------------------------------------------- Schlagbegriffe / Keywords / Tags: CRM-System, Implementierungsphase, Projektplanung, Budgetierung, Anforderungen, Auswahl, Insellösungen, Plattformlösungen, cloudbasierte Lösungen, Onboarding, Implementierungsprojekt, CRM, Onboarding, Implementierung, professioneller Partner, Timeline, Qualität, Schnittstellenprojekte, Datenmigration, Weiterentwicklung