Die neue DATEV Integration für HubSpot: Wie gut ist sie?

Die Verknüpfung von Customer Relationship Management (CRM) und Buchhaltungssystemen ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Insbesondere in Deutschland wurde lange auf eine effiziente Schnittstelle zwischen HubSpot und DATEV gewartet. Endlich ist es so weit: Eine neue Integration ermöglicht erste wichtige Automatisierungen und schließt eine bisherige Lücke in den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen.
In dieser Podcastfolge beleuchten Stefan Wendt und Dominik Enzler, was die neue DATEV-Integration in HubSpot bereits kann, für wen sie relevant ist und wo noch Potenziale für die Zukunft liegen.

Warum ist diese DATEV-Integration in HubSpot so relevant? – Der Bruch zwischen CRM und Buchhaltung

Viele Unternehmen nutzen HubSpot als zentrales CRM-System, das den gesamten Kundenlebenszyklus abbildet – vom ersten Kontakt über Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice. Was bisher jedoch fehlte, war eine nahtlose Übergabe von Daten an die Buchhaltung, insbesondere an DATEV. Dies führte oft zu manuellem Export und Import von PDFs, Download- und Upload-Chaos und einem ineffizienten Datenaustausch, der für viele deutsche Unternehmen hochrelevant ist.
Genau dieser "Bruch" zwischen CRM und Buchhaltung konnte nun endlich angegangen werden.

Die neue DATEV-Integration: Was ist schon möglich?

Die neue DATEV-Integration wurde von der deutschen Softwarefirma MAESN programmiert und ist über den  HubSpot App Marketplace verfügbar. Sie wurde bereits über 10.000 Mal heruntergeladen, was die hohe Nachfrage unterstreicht.
Wichtiger Hinweis zur Kompatibilität: Der Connector ist ausschließlich für DATEV Unternehmen Online gedacht. Er funktioniert nicht mit anderen DATEV-Versionen wie DATEV Kanzlei Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura oder lokalen On-Premise-Lösungen. Du nutzt DATEV Unternehmen Online, wenn Du dich über unternehmenonline.datif.de einloggst oder Deine Steuerkanzlei regelmäßig von "Duo" spricht.

Die Kernfunktion der aktuellen Integration: Das Hauptfeature der derzeitigen Integration ist der automatische PDF-Beleg-Sync von HubSpot nach DATEV Unternehmen Online.

• Wenn Du in HubSpot eine Rechnung über das Commerce Hub generierst, kann diese nun automatisch als PDF-Beleg in das Belegtool von DATEV Unternehmen Online übertragen werden.
• Dort werden die Rechnungen abgelegt, und Deine Steuerkanzlei erhält automatisch Zugriff darauf.
• DATEV Unternehmen Online kann dann relevante Informationen wie Rechnungsbetrag, Nettobetrag und Bruttobetrag einlesen und in die eigenen Reports integrieren.
• Dies stellt einen großen Schritt dar, um das manuelle Export-Import-Chaos zu umgehen und Rechnungen effizienter und automatisierter von HubSpot an DATEV zu übermitteln.

Kosten und Einrichtung: Der Connector von MAESN kostet zusätzlich zur HubSpot- und DATEV-Lizenz 14,90 Euro pro Monat. Die Einrichtung ist relativ unkompliziert: Du erstellst einen Account bei hubspot.maesn.com, buchst den Connector und verknüpfst Deine HubSpot- und DATEV Unternehmen Online-Instanzen über ein One-Click-Setup. Im MAESN-Backend kannst Du dann die ordnungsgemäße Funktion des Connectors überwachen.

Was ist mit der DATEV-Integration für HubSpot noch nicht möglich? 

Trotz der erfreulichen Fortschritte ist es wichtig, realistische Erwartungen zu haben. Die Integration ist ein erster, aber noch nicht umfassender Schritt:

• Keine Feldsynchronisierung: Derzeit ist es nicht möglich, Rechnungseigenschaften (wie Rechnungsdatum, Rechnungsstatus, Zahlungsempfänger, Zahlungsstatus) zwischen HubSpot und DATEV zu synchronisieren.
• Kein Sync von DATEV zu HubSpot: Auch die Synchronisierung von Daten aus DATEV nach HubSpot, etwa wenn eine Buchhaltungsabteilung in DATEV Zahlungsinformationen oder den Zahlungsstatus bearbeitet, ist aktuell nicht vorgesehen.
• Dies bedeutet, dass wichtige Automatisierungen, wie beispielsweise ein Mahnprozess, der auf dem Zahlungsstatus in HubSpot basiert, noch nicht direkt über diese Integration abgebildet werden können.

DATEV-Integration für HubSpot: Fazit & Ausblick

Die neue DATEV-HubSpot-Integration durch MAESN ist ein bedeutender erster Schritt, der den manuellen Aufwand bei der Rechnungsübertragung erheblich reduziert. Sie ermöglicht es, Rechnungen, die im HubSpot Commerce Hub generiert werden, effizient und automatisiert in DATEV Unternehmen Online zu überführen und dem Steuerbüro zugänglich zu machen.
Auch wenn die umfassende Feldsynchronisierung noch aussteht, ist die erstmalige Verknüpfung der "Festung" DATEV mit HubSpot ein Zeichen für die Weiterentwicklung und Digitalisierung.

Du möchtest mehr erfahren oder die Integration in Aktion sehen? Wir von CIXON unterstützen Dich gerne dabei, die Integration in Deinem HubSpot Portal aufzusetzen und zu beraten, ob sie für Deine Geschäftsprozesse sinnvoll ist. Vereinbare einfach einen individuellen Termin mit uns!

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