Viele Unternehmen wachsen heute nicht mehr nur mit einer einzigen Marke oder Gesellschaft. Es entstehen Holdings, Tochtergesellschaften, Landesgesellschaften oder neue Geschäftsbereiche durch Zukäufe und Expansionen.
Spätestens bei der CRM-Einführung stellt sich dann die entscheidende Frage: Wie bildet man mehrere Marken, Business Units oder Gesellschaften sauber in HubSpot ab?
Genau hier entstehen häufig strategische Fehler, die später teuer werden:
falsche Datenstrukturen, komplizierte Berechtigungen, fehlende Trennungen oder unnötig hohe Komplexität.
In diesem Artikel zeigen wir Dir:
wann ein einzelnes HubSpot-Portal ausreicht,
wann HubSpot Brands sinnvoll sind,
wann Du mehrere HubSpot Accounts benötigst,
welche Vor- und Nachteile die jeweiligen Ansätze haben,
und worauf Du bei der Planung unbedingt achten solltest.
Die Inhalte basieren auf konkreten Projekterfahrungen aus über 400 HubSpot-Projekten im DACH-Raum.
Viele Unternehmen starten zunächst mit einem einzigen CRM-Setup. Doch mit der Zeit entstehen häufig neue Anforderungen:
mehrere Marken
unterschiedliche Länderorganisationen
Tochtergesellschaften
verschiedene Vertriebsprozesse
unterschiedliche Datenmodelle
getrennte Teams
rechtliche Anforderungen an die Datentrennung
Spätestens dann reicht ein Standard-Setup oft nicht mehr aus.
Die gute Nachricht: HubSpot bietet mittlerweile mehrere Möglichkeiten, um komplexe Unternehmensstrukturen professionell abzubilden.
Die Herausforderung: Nicht jede Lösung passt zu jedem Geschäftsmodell.
Grundsätzlich gibt es drei Strategien:
Ein HubSpot-Portal mit Teams
HubSpot Brands (ehemals Business Units)
Multi-Account-Management mit mehreren HubSpot-Portalen
Welche Variante sinnvoll ist, hängt stark von Deiner Unternehmensstruktur ab.
Die einfachste Variante ist ein einzelnes HubSpot-Portal.
Hier arbeitest Du mit:
Diese Lösung eignet sich besonders für:
Gemeinsame Datenbasis: Alle Teams arbeiten auf denselben Kontakten, Unternehmen und Deals.
Schwieriger bei unterschiedlichen Marken – Unterschiedliche:
Domains
Designs
Webseiten
Markenwelten
lassen sich nur eingeschränkt abbilden.
Problematisch bei rechtlichen Anforderungen: Wenn Daten strikt getrennt sein müssen, reicht diese Variante oft nicht aus.
Die zweite Möglichkeit ist die Nutzung von HubSpot Brands. Damit kannst Du mehrere Marken innerhalb eines einzigen HubSpot-Portals verwalten.
Mit HubSpot Brands kannst Du unter anderem:
Die Marken arbeiten dabei weiterhin innerhalb eines gemeinsamen CRM-Systems.
Die größte Stärke liegt in der Kombination aus:
Ein gutes Beispiel ist ein Kaufhaus: Verschiedene Marken treten unterschiedlich auf, nutzen aber dieselbe Infrastruktur im Hintergrund.
Einheitliches CRM: Alle Daten liegen zentral vor.
Gemeinsame Auswertungen: Reports und Dashboards können markenübergreifend genutzt werden.
Weniger technische Komplexität: Im Vergleich zu mehreren Portalen bleibt die Administration deutlich einfacher.
Skalierbarkeit für Marketing: Mehrere Webseiten, Domains und Markenauftritte lassen sich sauber steuern.
Keine echte Datentrennung: Alle Daten liegen weiterhin im selben Portal.
Einschränkungen bei einzelnen Funktionen: Nicht jede HubSpot-Funktion unterstützt Brands vollständig. Beispielsweise benötigen separate Wissensdatenbanken zusätzliche Add-ons.
Komplexere Berechtigungen: Je mehr Marken hinzukommen, desto wichtiger wird ein sauberes Rollen- und Rechtekonzept.
Die dritte und leistungsfähigste Variante ist das sogenannte Multi-Account-Management.
Hier nutzt jede Gesellschaft ein eigenes HubSpot-Portal. Diese Portale können anschließend miteinander verbunden werden.
Diese Lösung eignet sich besonders für:
Klare Datentrennung: Jede Gesellschaft arbeitet vollständig separat.
Eigene Prozesse pro Gesellschaft: Jedes Portal kann individuell aufgebaut werden:
Pipelines
Properties
Automationen
Berechtigungen
Reports
Höchste Flexibilität: Die Systeme können individuell weiterentwickelt werden.
Rechtliche Sicherheit: Besonders relevant bei sogenannten „Chinese Wall“-Anforderungen. Dabei müssen Daten technisch voneinander getrennt gespeichert werden.
Hohe Komplexität: Mehrere Portale bedeuten:
mehr Administration
mehr Governance
mehr Abstimmungsaufwand
Höhere Kosten: Mehrere Enterprise-Portale verursachen zusätzliche Lizenzkosten.
Strategischer Abstimmungsbedarf. Es muss klar definiert werden:
welche Daten gespiegelt werden,
welche Prozesse zentral sind,
welche Teams Zugriff erhalten.
Die wichtigste Frage lautet nicht: „Wie viele Marken haben wir?“
Sondern: „Wie unterschiedlich arbeiten diese Organisationen wirklich?“
Denn genau das entscheidet über die optimale HubSpot-Architektur.
Ein einzelnes Portal ist oft sinnvoll, wenn:
HubSpot Brands eignet sich hervorragend, wenn:
Mehrere Portale solltest Du prüfen, wenn:
In der Praxis sehen wir häufig dieselben Probleme:
Zu früh technisch entscheiden: Viele Unternehmen starten direkt in HubSpot, ohne die Prozesse vorher sauber zu definieren.
Fehlende Governance: Wer darf was sehen?, Wer verwaltet globale Prozesse? – Diese Fragen werden oft zu spät geklärt.
Zu komplexe Strukturen: Nicht jede Marke benötigt automatisch ein eigenes Portal.
Fehlende Skalierbarkeit: Das Setup funktioniert heute — aber nicht mehr nach dem nächsten Zukauf oder der internationalen Expansion.
Bevor Du Dich für ein Setup entscheidest, solltest Du immer zuerst folgende Fragen beantworten:
Wie stark unterscheiden sich die Prozesse?
Müssen Daten rechtlich getrennt werden?
Wie arbeiten die Teams zusammen?
Gibt es unterschiedliche Datenmodelle?
Wie stark soll zentralisiert werden?
Wie sieht die Wachstumsstrategie aus?
Erst danach sollte die technische Architektur definiert werden.
Die Entscheidung zwischen:
ist keine reine technische Frage.
Sie entscheidet darüber:
Gerade bei Holdings, internationalen Strukturen oder mehreren Marken lohnt sich eine strategische Vorplanung enorm.
Denn ein falsch aufgebautes CRM wird später schnell teuer.
Als zertifizierter HubSpot Diamant Partner unterstützen wir Unternehmen dabei, dabei, komplexe HubSpot-Architekturen strategisch sauber aufzusetzen — von Multi-Brand-Setups bis hin zu internationalen Multi-Account-Strukturen. Gemeinsam analysieren wir:
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