Monday CRM einrichten: Die ultimative Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Einrichtung von monday CRM muss nicht kompliziert sein. Mit meiner umfassenden Schritt-für-Schritt Anleitung führe ich Dich detailliert durch jeden wichtigen Schritt, damit Dein kleines Unternehmen schnell und effizient mit monday CRM starten kann.

Warum Monday CRM die ideale Lösung für kleine Unternehmen ist

Als Geschäftsführer von CIXON und mit über 10 Jahren Erfahrung im Bereich CRM kann ich bestätigen, dass monday CRM besonders gut für kleine Unternehmen bis zu 10 Mitarbeitern geeignet ist. Es punktet durch einfache Handhabung, schnelle Einrichtung und sinnvolle Standardfunktionen, die den Einstieg deutlich erleichtern. Für größere Unternehmen empfehle ich aufgrund erweiterter Funktionen die HubSpot Plattform. Falls Du mehr zu CRM-Tools im Vergleich wissen möchtest, empfehle ich Dir unseren Podcast zum CRM Vergleich 2025. 

Monday CRM bietet insbesondere Solo-Selbständigen, Start-Ups und kleineren Teams eine intuitive Benutzeroberfläche sowie flexible Anpassungsmöglichkeiten, um schnell und effektiv arbeiten zu können.

Sobald Du Deinen Zugang für das monday CRM erworben hast, geht es wie folgt weiter mit der Einrichtung deines monday CRM.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung von monday CRM

Schritt 1: Datenmodell vorbereiten – Benutzerdefinierte Eigenschaften

Bevor Du mit der praktischen Einrichtung beginnst, empfehle ich dringend, zuerst das Datenmodell zu planen. Dies ist ein oft unterschätzter, aber entscheidender Schritt, der Dir später viel Aufwand ersparen wird. Beispielsweise solltest Du Felder definieren, die speziell auf Dein Unternehmen zugeschnitten sind. Ein klassisches Beispiel wäre das Feld „Kundennummer“, das eine eindeutige Zuordnung Deiner Kunden ermöglicht. Weitere nützliche Felder könnten „Branche“, „Unternehmensgröße“ oder „Umsatzpotenzial“ sein.

• Logge Dich in monday CRM ein und navigiere zu „Einstellungen“.
  
  
• Öffne den Bereich „Benutzerdefinierte Eigenschaften“.
  
  
• Definiere alle relevanten Felder.
  
  

Schritt 2: Basiseinstellungen – Branding, DSGVO & Domain

Nach der Vorbereitung des Datenmodells richtest Du nun die Grundeinstellungen ein. Ein professionelles Erscheinungsbild und rechtliche Sicherheit sind essenziell für den erfolgreichen Betrieb Deines CRM.

• Branding: Lade Dein Firmenlogo hoch und passe die Farbpalette an Deine Marke an, damit alle Oberflächen einheitlich wirken und Deine Unternehmensidentität widerspiegeln.
  
  
• DSGVO-Einstellungen: Aktiviere DSGVO-relevante Einstellungen wie die Erfassung von Einwilligungen und Löschanfragen, um stets datenschutzkonform zu agieren.
  
  
• Domain-Verknüpfung: Verbinde Deine Domain mit monday CRM, um professionell aussehende E-Mails direkt aus dem System zu versenden und zu empfangen.
  
  

Schritt 3: Datenmigration mit Excel – So geht’s richtig

Die Migration Deiner Daten nach monday CRM muss nicht kompliziert sein. Nutze am besten die offizielle Excel-Importvorlage von monday CRM, die Dir eine klare Struktur vorgibt und den Prozess deutlich vereinfacht.

• Bereite Deine Excel-Datei gemäß der Vorlage vor. Du musst nicht alle Spalten im Vorfeld bereinigen, da monday CRM Dir die Möglichkeit bietet, beim Import spezifische Spalten auszuwählen.
  
  
• Gehe auf Dein gewünschtes Board in monday CRM und wähle „Import“.
  
  
• Lade die Excel-Datei hoch und prüfe sorgfältig die automatische Spaltenzuordnung.
  
  
• Manuell kannst Du weitere Zuordnungen vornehmen oder bewusst einzelne Spalten ausschließen, die nicht importiert werden sollen.

Achte darauf, eventuelle Automationen temporär zu deaktivieren, um fehlerhafte oder unerwünschte Ausführungen beim Import zu vermeiden.

Schritt 4: Double Opt-In Prozess aufsetzen

Ein DSGVO-konformer E-Mail-Marketing-Prozess erfordert ein Double Opt-In Verfahren:

• Öffne „E-Mail-Einstellungen“ in monday CRM.
  
  
• Aktiviere „Double Opt-In“.
  
  
• Gestalte die Bestätigungs-E-Mail klar und verständlich.
  
  
• Richte zusätzlich eine passende Landingpage zur Bestätigung der Einwilligung ein.
  
  

Schritt 5: Professionelle Marketing E-Mail Templates erstellen

Für erfolgreiche Marketingkampagnen sind hochwertige E-Mail Templates unerlässlich:

• Navigiere zu „E-Mail-Templates“.
  
  
• Erstelle Vorlagen, die Deiner Corporate Identity entsprechen.
  
  
• Erstelle unterschiedliche Templates für spezifische Kampagnen und Anlässe (Newsletter, Promotionen, Eventeinladungen).
  
  

Schritt 6: Standard-E-Mail Vorlagen im System hinterlegen

Für effiziente Prozesse für E-Mail Marketing empfehle ich, Standard-E-Mail-Vorlagen zu erstellen, wie:

• Begrüßungsmails für neue Kontakte
  
  
• Follow-Up E-Mails nach Meetings
  
  
• Spezielle Angebots-E-Mails
  
  

Schritt 7: Produktivitätstools optimal einrichten

Nutze gezielt Produktivitätstools von monday CRM für optimale Arbeitsabläufe:

• Richte ein strukturiertes Aufgabenmanagement ein.
  
  
• Verwende Zeiterfassungstools zur Ressourcenoptimierung.
  
  
• Aktiviere automatische Benachrichtigungen, damit Dein Team stets informiert ist.
  
  

Schritt 8: Aussagekräftige Dashboards anlegen

Dashboards helfen Dir, jederzeit den Überblick zu behalten:

• Erstelle Widgets für Marketing-KPIs wie Conversion Rates und Umsätze.
  
  
• Nutze automatisierte Reports für regelmäßige Auswertungen.
  
  
• Teile Dashboards für transparente Teamentscheidungen.
  
  

Kontinuierliche Optimierung von monday CRM

Nach der initialen Einrichtung solltest Du regelmäßig prüfen, ob Einstellungen noch aktuell und optimal sind. Passe bei Bedarf Prozesse und Einstellungen an, um die Effektivität Deines monday CRM kontinuierlich zu verbessern.

Monday CRM erfolgreich einrichten - Fazit

Mit dieser detaillierten Anleitung kannst Du monday CRM schnell und effizient einrichten.

Als CRM-Experten unterstützen wir Dich und Dein Unternehmen gerne persönlich bei allen Fragen rund um monday CRM. Wir sorgen dafür, dass Dein Unternehmen bestmöglich von monday CRM profitiert. Buch dir Deinen kostenlosen Ersttermin mit uns und lass uns gemeinsam Deine Kundenbeziehungen mit monday CRM optimieren!