Was kostet ein CRM-System wirklich?

Die Einführung eines CRM-Systems ist für viele Unternehmen ein logischer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung – doch spätestens bei der Frage „Was kostet uns das eigentlich?“ wird es kompliziert. Zahlen schwirren herum, Erfahrungswerte fehlen, und plötzlich wird aus einer Wachstumsmaßnahme ein Unsicherheitsfaktor.

In genau diese Lücke springen Stefan & Dominik in einer aktuellen Folge des CIXON Boosts Your Business CRM Podcasts – mit Klartext, konkreten Zahlen und über sechs Jahren Projekterfahrung aus dem Mittelstand. Dieser Artikel greift die wichtigsten Erkenntnisse daraus auf – und gibt Dir eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

1. CRM-Kosten verstehen – nicht nur „Lizenzpreis X“

Viele denken bei „CRM-Kosten“ nur an die monatliche Lizenzgebühr pro Nutzer. Die Wahrheit ist: Das ist nur die Spitze des Eisbergs. Eine saubere Betrachtung umfasst:

• Lizenzkosten (laufend)

• Implementierung & Setup (einmalig)

• Interner Aufwand (laufend während der Einführung)

• Konsolidierungs- und Einsparpotenziale

• Langfristiger ROI

2. Was kosten CRM-Lizenzen wirklich?

CRM-Anbieter wie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive bieten eine breite Preisspanne – von kostenlosen Einstiegsmodellen bis zu Enterprise-Paketen im fünfstelligen Bereich jährlich. Die Realität zeigt:

• Kleinunternehmen (1–10 Mitarbeitende): ca. 500 – 2.000 €/Jahr

• Mittelstand (10–100): ca. 2.000 – 20.000 €/Jahr

• Enterprise (100+): ab 25.000 €/Jahr aufwärts

Wichtig: Die Wahl des Lizenzpakets sollte nicht nur vom Budget abhängen, sondern von Eurem Prozess-Reifegrad und Zielbild. Weniger ist oft mehr – aber nicht auf Kosten der Skalierbarkeit.

3. Implementierung: Warum 1–2x Lizenzkosten realistisch sind

Neben der Lizenz ist die Einführung selbst ein nicht zu unterschätzender Posten. Je nach Komplexität kannst Du mit dem 1- bis 2-fachen der Lizenzkosten rechnen. Was dabei reingeht:

• Datenmigration

• Prozessdesign & Automatisierung

• Nutzerrollen & Rechtekonzepte

• Workshops & Schulungen

• Anpassungen und Integrationen

Unser Rat:
Verzichte nicht auf professionelle Implementierung. Ein „billig gestartetes“ CRM wird oft nach einem Jahr wieder ersetzt – mit dem zehnfachen Aufwand.

4. Interner Aufwand: Die versteckten Kosten

Neben externen Partnern ist auch Dein Team gefordert – und das kostet Zeit. Plane realistisch:

• Projektleitung: 10–20 % einer FTE für 3–6 Monate

• Key User: 2–4 Stunden pro Woche

• Geschäftsführung: strategisches Sparring, Auswahlentscheidung

Wer diesen Aufwand nicht einplant, riskiert Frust, schleppende Adoption und ein CRM, das zwar bezahlt, aber nicht genutzt wird.

5. Der ROI: Wie rechnet sich ein CRM?

Ein CRM-System ist kein Selbstzweck. Richtig eingesetzt, wird es zum Umsatz-Booster und Effizienz-Motor. ROI-Potenziale entstehen durch:

• Schnelleren Vertriebszyklus

• Bessere Lead-Konvertierung

• Automatisierte Prozesse

• Weniger Reibungsverluste zwischen Marketing, Sales & Service

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Vertriebsteam mit 5 Personen spart durch Automatisierung und zentrale Datenpflege rund 5 Stunden pro Woche pro Person. Hochgerechnet auf Jahresbasis: 1.250 Stunden. Multipliziere das mit einem internen Stundensatz – und Du hast den ersten ROI-Hebel.

6. Einsparpotenziale durch Tool-Konsolidierung

Moderne CRMs wie HubSpot ersetzen oft gleich mehrere Einzelsysteme:

• E-Mail-Marketing-Tool (z. B. Mailchimp)

• Sales-Tools (z. B. Pipedrive, Hunter)

• CMS (bei HubSpot: Website-Integration möglich)

• Webhook-/Automatisierungsdienste (z. B. Zapier)

Das bedeutet nicht nur geringere Lizenzkosten, sondern auch: weniger Schnittstellen, weniger Datenbrüche, weniger Fehler.

7. CRM ist eine Investition – keine Kostenstelle

Die zentrale Botschaft: Wer beim CRM nur auf Kosten schaut, sieht nur die halbe Wahrheit. Richtig geplant, implementiert und genutzt, ist ein CRM-System ein echter Business-Booster.

Der Schlüssel liegt in der Klarheit:

• Was brauche ich wirklich?

• Was bin ich bereit zu investieren – an Geld und Zeit?

• Und wie messe ich den Erfolg?
  
  

Fazit: Transparenz schafft Sicherheit

Wenn Du aktuell vor der Auswahl oder Neuausrichtung eines CRM-Systems stehst, ist diese Podcast-Folge Pflichtprogramm. Stefan & Dominik räumen mit Mythen auf, geben ehrliche Richtwerte – und liefern Dir die Tools, um den ROI Deiner Investition realistisch einzuschätzen.

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2025-03-31  • 49 min

Was kostet ein CRM wirklich? ROI & Effizienz-Potenziale im Blick! | Ep. #039

CIXON Boosts Your Business - Der CRM-Podcast

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