CRM Datenpflege: Die besten Tipps für saubere Daten

Jeder kennt es: Das CRM ist voll mit unsauberen, inkonsistenten Daten, und niemand will wirklich verantwortlich sein. Doch keine Sorge, wir haben die Lösung! In diesem Artikel zeige ich euch, wie ihr mit cleveren Strategien und Best Practices die Datenqualität in eurem CRM auf ein neues Level hebt. 

Datenchaos - Wie konnte es so weit kommen?

Hier sind ein paar typische Gründe für die schlechte Datenqualität in deinem Unternehmen:

Nicht erweiterbares CRM

Euer CRM ist so unflexibel, dass immer neue Workarounds her mussten. Plötzlich steht der Unternehmensname im Feld 'Nachname', Job-Titel steht im Feld „Abteilung“, und Telefonnummern sind wild durcheinander formatiert. Chaos pur! 📞🔄

Altlasten

Anstatt einmal sauber zu starten, wurden derartige Altlasten aus früheren Systemen immer wieder mitgeschleppt. Ein Relikt aus der Steinzeit in eurer modernen Datenwelt. 🦕📂

Keine Priorität

Wenn im Büro ein Feuer ausbricht, kann man das Problem nicht übersehen und es wird sofort behoben. Mehraufwand durch Datenchaos ist schlecht sichtbar. Jeder Vorgang dauert einfach ein kleines bisschen länger. Deshalb wurde die Datenpflege nie wirklich priorisiert, und natürlich gibt es dafür auch kein Budget. Datenqualität? Wozu denn, es funktioniert doch alles? 😴💸

Verlustängste

Der Chef will einfach nichts wegschmeißen. Die Angst, selbst uralte Daten zu löschen, ist groß. Irgendwo in dem Haufen Sand könnte sich doch ein kleines Goldnugget verstecken. 🏺✨

Not my Job

Im Unternehmen ist niemand wirklich zuständig für die Datenqualität. Und wer kann sich 'nebenbei' auch noch um diese Aufgabe kümmern? Jeder hat doch genug zu tun! 🏃‍♂️💼

Ihr seht, es gibt viele Gründe, warum die Datenqualität oft zu wünschen übrig lässt. Aber keine Sorge, wir werden das gemeinsam in den Griff bekommen! 🚀

Teil 1 - Daten Governance

Zeit für die Praxis: Hier sind ein paar Tipps, wie ihr die Datenqualität in eurem CRM verbessern könnt. Starten wir mit Teil 1: Daten Governance und Daten Owner. 🔧💾

Datenqualitätsteam

Eine Spezialeinheit, die sich verantwortungsvoll um die Datenqualität kümmert. Diese Leute haben den Überblick und die Kontrolle. Hier sind die Aufgaben im Detail: 👥🛠️

Daten-Profiling

Sie analysieren eure Daten, identifizieren Probleme und erkennen Muster. Wie ein Detektiv für eure Daten! 🕵️‍♂️🔍

Regeln für Datenqualität

Das Team legt fest, was 'gute' Daten ausmacht. Einheitliche Formate, korrekte Felder – hier wird nichts dem Zufall überlassen. 📏📊 

Datenqualität messen

Sie führen regelmäßige Messungen durch, um die Datenqualität zu bewerten. Mit klaren Zahlen und Fakten. 📈📉

Der Daten Owner

Jedes Objekt im CRM braucht einen Owner – einen zuständigen Mitarbeiter: Egal ob Stammdaten, Produktinformationen oder Angebotstexte – jedes Objekt sollte einen klaren Verantwortlichen haben - einen Daten Owner. Es gibt also nicht einen Daten Owner, sondern jeder besitzt praktisch jene Daten, die er oder sein Team selbst generiert und mit denen er sich am besten auskennt.

Wem gehört was?

• Der Produktmanager pflegt die Produktdatenbank
• Jemand im Marketing pflegt die Leads, solange sie vom Marketing generiert und qualifiziert werden
• Der Vertriebsmitarbeiter pflegt „seine“ eigenen Kontakte und die Accounts, für die er zuständig ist
• Der Vertriebsleiter prüft und pflegt alle Deals

Verantwortung übernehmen

Der Daten Owner steht in der Pflicht, dass seine Daten korrekt und aktuell sind.

Abstimmung mit dem Datenqualitätsteam

Das Datenqualitätsteam schult den Daten Owner, damit er genau weiß, wie er seinen Kasten sauber hält, und holt sich regelmäßig bei ihm Feedback ein, um die Prozesse zu verbessern.

Überwachung und Korrektur seiner Daten

Der Daten Owner ist nicht nur für die Überwachung zuständig, sondern nimmt auch Korrekturen an den Daten selbst vor, für die er zuständig ist. 📝🔧

Teil 2 - Code of Conduct

Hier sind die goldenen Regeln, die euch helfen, eure CRM-Daten im Griff zu behalten:

Alles an seinem Platz

• Keine Unternehmensdaten im Kontakt: Unternehmensinformationen gehören in Unternehmensdatensätze, nicht in Kontaktfelder. Einfach logisch, oder? 🏢👥
• Keine Kontakt- (Personen-)daten im Unternehmen: Umgekehrt genauso – persönliche Daten sollen in den Kontaktdatensätzen bleiben. Klar und sauber trennen! 🚫🔄
• Keine doppelte Datenführung: Doppelte Daten sind ein No-Go. Einmal eintragen, überall nutzen. Einfacher und effizienter. 🔁📇
• Lifecycle-Phase: Das richtige Feld für den richtigen Zweck. Wo steht der Kontakt im Verkaufsprozess? Genau das gehört hier rein. 📊🔄
• Lead-Status: Wie ist der Status des Leads? Warm, kalt, in Bearbeitung? Hier gibt's keine Rätselraten. ❄️🔥
• Unternehmens-Typ: In welchem Verhältnis steht das Unternehmen zu euch - ist es ein (potenzieller) Kunde? Oder etwas anderes - Lieferant, Dienstleister, Partner oder Affiliate? Definiere klar und einheitlich, damit alle Bescheid wissen. 🏭🏢

B2B: Company first!

Im B2B-Geschäft stehen in der Regel die Eigenschaften des Unternehmens, oder des Accounts, im Mittelpunkt. Wenn Ihr einen neuen Lead zuweisen und bewerten möchtet, schaut Ihr zuerst ins Unternehmen. Die folgenden Eigenschaften sind gute Kandidaten dafür, abwärts vererbt zu werden, nämlich vom Unternehmen zum Kontakt:

• Lifecycle-Phase - wenn ein Unternehmen bei Euch bereits Kunde ist, ist es meistens eine gute Idee, auch die Mitarbeiter des Unternehmens als Kunde zu betrachten.
• Owner - der für ein Unternehmen zuständige Mitarbeiter ist auch für neue Kontakte zuständig, die bei dem Unternehmen beschäftigt ist.
• Branche - nicht der Mitarbeiter hat eine Branche, sondern sein Unternehmen.
• Land / Region - meistens ist nicht die Region des Mitarbeiters entscheidend, sondern die seines Unternehmens.

Duplikate bereinigen - mit Köpfchen

Duplikate mergen – aber vorher prüfen!: Vor dem Zusammenführen immer genau hinschauen. Niemand will wichtige Daten verlieren. 🔍🔗

Felder validieren

Sofern in deinem CRM möglich, lasse es gar nicht erst zu, dass Daten falsch eingegeben werden. Ein modernes CRM validiert das Format bestimmter Felder bereits während der Eingabe:

• E-Mail-Adressen: Nur gültige E-Mail-Adressen erlauben. Keine Tippfehler, kein Spam. 📧✅
• Telefonnummern: Einheitliche Formate für Telefonnummern. So findet man immer, was man sucht. 📞🔢
• Vorsicht mit Pflichtfeldern! Wenn’s nicht wichtig ist, macht es nicht obligatorisch. ❌📝

Alte Zöpfe abschneiden

Man muss auch mal etwas wegwerfen können. Daten, die nur Platz wegnehmen, sind:

• Bounces: Kontakte, bei denen E-Mails nie ankommen, können weg. 🚫📧
• Disqualifizierte Leads: Wenn der Lead einfach nicht zum Unternehmen passt, dann weg damit. 🙅‍♂️
• Kontakte, die nie eine einzige Mail geöffnet haben: unnötiger Ballast. Weg damit! 💤✉️

Wissen ist Macht

"Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verbessern." 
~Peter Drucker. 

• B2B: Kontakte ohne Unternehmen: Alle Kontakte sollten einem Unternehmen zugeordnet sein. 🔗🏢
• Unternehmen ohne Name: Namen sind das A und O. Kein Name, kein Nutzen. 🏷️❓
• Unternehmen nach Branche: Analysiere und segmentiere nach Branche für gezielte Aktionen. 📋🏭 du wirst schockiert darüber sein, wie viele Unternehmen keiner Branche zugeordnet wurden.
• Kontakte ohne Anrede, Nachname, E-Mail: Unvollständige Kontakte sind nutzlos. Vollständigkeit ist Trumpf. 🃏
• Weitere Löschkandidaten sind Bounces, disqualifizierte Leads und inaktive Kontakte

Weitere Best Practices

Die Liste lässt sich beinahe beliebig fortführen. Hier sind weitere Tipps 

• Klare Richtlinien und Standards: Definiere genau, wie Daten eingegeben werden sollen, und schule deine Mitarbeiter. 📜🖋️
• Vermeidung von Abkürzungen: Beschrifte die Felder im CRM mit klaren, verständlichen Bezeichnungen, statt mit kryptischen Kürzeln. ✍️🔍
• Dropdowns nutzen: Verwende Dropdowns, wenn möglich, und Freitext, wenn nötig. So bleibt alles konsistent. 🗃️📋

CRM Datenpflege - Fazit

Ihr seht, Datenqualität ist kein Hexenwerk, sondern eine Frage der richtigen Organisation und Pflege. Mit einem klaren Plan, festen Verantwortlichkeiten und konsequenter Umsetzung könnt ihr eure CRM-Daten im CRM auf Hochglanz bringen und so die Effizienz eures Unternehmens massiv steigern.

Bleibt dran, setzt die Tipps um, und ihr werdet sehen, wie sich eure Datenqualität verbessert – und damit auch euer Geschäftserfolg. 

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