HubSpot erklärt – Die Plattform für Marketing, Vertrieb und Service

Unternehmen, die wachsen wollen, stoßen früher oder später an Grenzen – sei es in der Leadgenerierung, der Vertriebssteuerung oder im Kundenservice. Oft ist nicht das fehlende Potenzial das Problem, sondern eine fragmentierte Tool-Landschaft, isolierte Prozesse und fehlender Überblick. Genau hier setzt HubSpot an.

Als All-in-One-Plattform vereint HubSpot zentrale Funktionen für Marketing, Sales, Kundenservice, CMS und Operations in einem System – benutzerfreundlich, skalierbar und datenbasiert. Das Ziel: Mehr Effizienz, bessere Kundenerlebnisse und messbarer Geschäftserfolg.
Doch was genau ist HubSpot, für wen ist es geeignet – und wann lohnt sich der Einsatz wirklich?

1. Einführung in HubSpot

2. HubSpot als CRM- & Plattform-Lösung

Im Zentrum von HubSpot steht das CRM-System, das als Datenbasis für alle weiteren Hubs dient. Anders als viele traditionelle CRM-Lösungen ist HubSpot nicht nur ein Vertriebstool – sondern eine Plattform, die Marketing, Vertrieb, Service und Operations nahtlos miteinander verbindet. Das ermöglicht durchgängige Customer Journeys ohne Informationssilos.

Zentrale CRM-Funktionalitäten

Das kostenlose HubSpot CRM bildet die Basis: Hier werden alle Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten zentral erfasst. Jede Interaktion – vom Websitebesuch über E-Mails bis zu Anrufen – wird automatisch im CRM gespeichert. So entsteht ein vollständiges Bild jeder Kundenbeziehung.
Durch benutzerdefinierte Eigenschaften, Filter und Ansichten lässt sich das CRM individuell auf die Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Lead- und Deal-Management

HubSpot bietet ein übersichtliches Pipeline-Management für die Vertriebssteuerung. Deals können per Drag-and-Drop zwischen Phasen verschoben werden, Erinnerungen und Aufgaben sind direkt verknüpft. Leads lassen sich automatisch bewerten (Lead Scoring) und segmentieren – z. B. nach Branche, Verhalten oder Abschlusswahrscheinlichkeit.
Automatisierte Workflows helfen dabei, Follow-ups zu standardisieren und kein Potenzial zu verlieren.

Kundenkommunikation & Automatisierung

Ob personalisierte E-Mails, automatisierte Sequenzen oder integrierte Meeting-Buchung: HubSpot unterstützt Teams dabei, ihre Kundenkommunikation effizient, skalierbar und kontextbezogen zu gestalten.
Tools wie die Conversation Inbox, Chatbots oder E-Mail-Vorlagen verbessern nicht nur die Erreichbarkeit, sondern auch die Reaktionsgeschwindigkeit.
Vertriebsprozesse & Forecasting
Vertriebsteams profitieren von transparenten Dashboards, Forecasting-Tools und Deal-Analysen. Aktivitäten, Umsatzprognosen und Conversion-Raten sind in Echtzeit abrufbar – und bilden eine verlässliche Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.

3. Alle Hubs, ein Ziel: Wachstum mit System

4. Implementierung & Onboarding: Der Weg zur erfolgreichen HubSpot-Einführung

Die erfolgreiche Einführung von HubSpot beginnt mit einem strukturierten und zielgerichteten Projektansatz. In der ersten Phase steht die Anforderungsanalyse im Fokus: Geschäftsprozesse, Teamstrukturen, bestehende Systeme und Ziele werden aufgenommen und bewertet. Diese Grundlage ist entscheidend, um HubSpot nicht nur technisch korrekt, sondern auch strategisch sinnvoll aufzusetzen.
Im anschließenden technischen Setup werden Benutzerkonten eingerichtet, Pipelines und Deal-Phasen definiert, benutzerdefinierte Felder erstellt und relevante Integrationen vorbereitet – zum Beispiel mit E-Mail-Tools, Kalendern oder ERP-Systemen. Eine saubere Systemarchitektur zahlt sich später durch klare Prozesse und hohe Nutzerakzeptanz aus.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist das Onboarding der Teams. Schulungen, interne Dokumentation, Templates und praxisnahe Trainings helfen dabei, dass Mitarbeitende HubSpot effektiv nutzen – und nicht nur bedienen. Unterschiedliche Anforderungen von Marketing, Vertrieb und Kundenservice sollten dabei individuell berücksichtigt werden.

Nicht zu unterschätzen ist das Thema Change Enablement: Neue Systeme erfordern oft auch neue Denk- und Arbeitsweisen. Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen neu definiert und abgestimmt werden, um Silos aufzubrechen und teamübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
Gerade hier kann es sinnvoll sein, mit einem erfahrenen HubSpot-Partner zusammenzuarbeiten – nicht nur zur technischen Umsetzung, sondern auch als Sparringspartner für Strategie, Training und nachhaltige Nutzung.

5. CIXON als HubSpot-Partner

Als zertifizierte HubSpot Partner Agentur unterstützen wir Unternehmen dabei, das volle Potenzial der Plattform zu nutzen – strategisch, technisch und operativ. Unser Anspruch ist es, nicht nur Systeme zu implementieren, sondern nachhaltige Lösungen zu schaffen, die zu Euren Zielen, Prozessen und Teams passen.

Unsere Services im Überblick

Projektablauf & Methoden

Unser Projektmodell kombiniert Geschwindigkeit mit Klarheit – für eine reibungslose Einführung und nachhaltige Nutzung:

1. Scoping & Strategie: Gemeinsame Zieldefinition, Priorisierung und Konzeption Eurer individuellen HubSpot-Lösung.
   
   
2. Setup & Integration: Technische Umsetzung der Konfiguration, Datenstruktur und Schnittstellen – hands-on und dokumentiert.
   
   
3. Enablement & Testing: Systemtests, Team-Onboarding und Absicherung der Prozesse durch interaktive Schulungen.
   
   
4. Go-Live & Support: Wir begleiten Euch beim Livegang, lösen Engpässe und stehen für Fragen zur Verfügung.
   
   
5. Iterative Optimierung: Nach dem Go-Live ist vor der Weiterentwicklung – wir bleiben Sparringspartner für Wachstum, Skalierung und Automation.
   
   

So entsteht kein Standardsetup, sondern ein System, das zu Eurem Unternehmen passt – heute und morgen.

Zertifizierungen & Erfahrung

Wir vereinen technisches Know-how mit strategischem Denken – und bringen Erfahrung aus zahlreichen Branchen mit:

• HubSpot Diamond Solutions Partner mit zertifizierten Spezialist:innen in allen Hubs (Marketing, Sales, Service, CMS, Operations)
  
  
• HubSpot Akkreditierungen wie z.B. die HubSpot Custom Integration Akkreditierung - welche uns als einzigen offiziellen Schnittstellen-Partner von HubSpot in Deutschland auszeichnet
  
  
• Erfolgreiche Projekte in B2B, SaaS, Tech, Beratung und Mittelstand
  
  
• Fokus auf praxisorientierte Umsetzung, klare Kommunikation und echte Zusammenarbeit
  
  

Ob als Begleiter für die erste Einführung oder als Partner für komplexe Systemoptimierungen – CIXON steht für HubSpot mit Substanz.

6. HubSpot AI & Automatisierung

HubSpot bringt mit ChatSpot und dem Content Assistant KI-basierte Werkzeuge direkt in den Alltag von Marketing- und Vertriebsteams. ChatSpot ermöglicht natürliche Sprachbefehle für Aufgaben wie Reportings, Recherche oder CRM-Abfragen – direkt über eine Chat-Oberfläche. Der Content Assistant unterstützt bei der Erstellung von E-Mails, Blogartikeln, Landingpages oder Social Media Posts – basierend auf KI-Vorschlägen im Corporate Wording.

Besonders stark ist HubSpot beim Thema Automatisierung. Mit Workflows lassen sich nahezu alle Prozesse abbilden – von einfachen Follow-ups bis hin zu komplexen Nurturing-Strecken mit mehreren Bedingungen. Auch Vertriebsaktionen, interne Benachrichtigungen oder Lifecycle-Status können automatisiert gesteuert werden.

KI im Vertrieb und Marketing hilft dabei, Kontakte zu priorisieren, Prognosen zu erstellen oder nächste Schritte auf Basis von Verhalten und CRM-Daten zu empfehlen. Das spart Zeit, erhöht die Abschlussquote – und sorgt für mehr Relevanz in jeder Kundeninteraktion.

7. HubSpot Individualisierung & Erweiterung

Standardfunktionen reichen selten aus, um individuelle Geschäftsmodelle abzubilden. Deshalb bietet HubSpot umfangreiche Möglichkeiten zur Individualisierung – ohne Entwicklungsaufwand. Mit Custom Properties lassen sich eigene Felder für Kontakte, Unternehmen oder Deals anlegen. In Kombination mit Workflows entstehen maßgeschneiderte Automatisierungen für nahezu jeden Use Case.

Auch beim Reporting ist Anpassung möglich: Mit Custom Dashboards & HubSpot Reports lassen sich KPIs team- oder rollenbasiert visualisieren – ob für Vertrieb, Marketing oder Geschäftsführung. So entstehen datengetriebene Entscheidungen auf Knopfdruck.

Für technisch versierte Teams bietet HubSpot Zugang zu Custom Code Workflows, Webhooks und APIs. Damit können externe Trigger verarbeitet, Daten abgeglichen oder Systeme angebunden werden – ideal für komplexe Automatisierungen.

Die Sandbox-Umgebung ermöglicht risikofreies Testen von neuen Features, Workflows oder Integrationen – bevor sie live gehen. So bleibt das System stabil, auch wenn Du es kontinuierlich weiterentwickelst.

8. Migration & Integration von HubSpot

Der Wechsel zu HubSpot beginnt oft mit der Ablösung bestehender Systeme – z. B. Salesforce, Pipedrive, Zoho oder ActiveCampaign. Wir begleiten Dich bei der Migration durch strukturierte Datenanalysen, sauberes Mapping und systematische Übernahme von Kontakten, Deals, E-Mails oder Historien. Dabei achten wir besonders auf Datenqualität, Dublettenvermeidung und Prozesskompatibilität.
Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor: die CRM Integration bestehender Tools. Über APIs, Middleware (wie Zapier, Make, n8n) oder native Schnittstellen lassen sich ERP-Systeme, E-Mail-Marketing-Plattformen, Buchhaltungslösungen oder BI-Tools problemlos anbinden.
Besonders im B2B-Bereich ist die Fähigkeit, CRM und Drittanwendungen sauber zu verzahnen, entscheidend für Effizienz und Skalierung. Wir sorgen dafür, dass Deine Systeme miteinander sprechen – automatisiert, DSGVO-konform und zukunftssicher.

9. Kosten & Lizenzmodelle von HubSpot

HubSpot bietet ein modulares Preismodell, das sich flexibel an Unternehmensgröße und Wachstumsphase anpassen lässt. Die Plattform ist in fünf sogenannte „Hubs“ unterteilt (Marketing, Sales, Service, CMS und Operations), die jeweils als Free-, Starter-, Professional- und Enterprise-Versionen verfügbar sind. Die Lizenzkosten steigen mit dem Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer:innen.

Überblick über Preismodelle & Bundles

Welche Lizenz für Dein Unternehmen in Frage kommt, kannst Du auch in unserer Podcastfolge "HubSpot Lizenzen: Erfolgreich durch den Lizenzen-Dschungel" nocheinmal detaillierter herausfinden.

10. Case Studies & Best Practices

Der Erfolg mit HubSpot hängt nicht nur vom Tool ab – sondern auch davon, wie Du es nutzt. Hier zwei Use Cases aus der Praxis:

CRM für Wachstum: Fintiba bringt Klarheit in komplexe Prozesse

Das FinTech Fintiba unterstützt internationale Studierende in Deutschland – und setzt dabei auf HubSpot als zentrales CRM-System. Gemeinsam mit CIXON wurde die Plattform nahtlos in bestehende Prozesse integriert, Automationen entlasten das Team im Tagesgeschäft. Ergebnis: über 20 % höhere Conversion Rate und 40 % schnellere Bearbeitung von Anfragen.

Finde hier die vollständige Fintiba Case Study und erfahre alle Details über die Implementierung von HubSpot und die Zusammenarbeit mit CIXON. 

Digitale Struktur für mehr Effizienz: Alliantis setzt auf HubSpot

Die alliantis GmbH hat ihre Marketing- und Vertriebsprozesse mit HubSpot neu aufgestellt. Gemeinsam mit CIXON wurde das CRM-System passgenau implementiert – für klarere Abläufe, bessere Team-Zusammenarbeit und ein skalierbares Setup für weiteres Wachstum.

Lies hier mehr darüber, wie die 360° CRM-Lösung bei alliantis, basierend auf der HubSpot Plattform hilft, interne Zusammenarbeit zu stärken, Durchlaufzeiten zu reduzieren und eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. 

11. HubSpot vs. andere Tools

Der CRM- und Marketing-Tech-Markt ist vielfältig. HubSpot setzt sich durch seinen modularen, nutzerfreundlichen und integrierten Ansatz von vielen Wettbewerbern ab.

Wann lohnt sich der Wechsel zu HubSpot?

• Wenn Du mehrere Einzellösungen nutzt, die schlecht integriert sind
  
  
• Wenn Marketing, Vertrieb und Service in einem System arbeiten sollen
  
  
• Wenn Automatisierung, Skalierung und CRM zentraler Bestandteil Deiner Wachstumsstrategie sind
  
  
• Wenn Du eine übersichtliche, moderne Plattform mit niedriger Einstiegshürde suchst

Falls Du Dich für einen ausführlichen Vergleich zum Thema CRM-Vergleich interessiert, dann hör Dir gern unsere Podcast Folge zum CRM-Vergleich 2025 an. Dort vergleichen wir unterschiedliche CRM-Anbieter im Detail.

12. Rechtliches & DSGVO mit HubSpot

Als US-Unternehmen steht HubSpot häufig im Fokus der DSGVO-Diskussion. Gleichzeitig hat HubSpot viel unternommen, um Datenschutz in der EU konform und sicher abzubilden.

Datenspeicherung, Tracking & Opt-ins

• Standardmäßig werden Daten auf US-Servern gespeichert, können aber auf Wunsch EU-basiert gehostet werden (EU Data Residency).
  
  
• HubSpot unterstützt Double Opt-In, Consent-Management und die Verwaltung von Tracking-Einwilligungen.
  
  
• Formulare und E-Mails lassen sich datenschutzkonform gestalten – inklusive Löschroutinen und Exportfunktionen.

Cookie-Management & Rechtstexte

• Integration von Cookie-Bannern mit Einwilligungs-Management möglich (z. B. mit Cookiebot, Usercentrics).
  
  
• Rechtskonforme Einbettung von Formularen, externen Inhalten und Tracking-Tools über Standard-Integrationen.

EU-Hosting & Privacy Shield

HubSpot bietet optional ein EU-only Hosting-Modell, das alle Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU speichert. Ein wichtiger Schritt in Richtung DSGVO-Konformität. Das Privacy Shield wurde zwar gekippt, aber HubSpot nutzt Standardvertragsklauseln (SCCs) und aktualisiert laufend seine Richtlinien.

Unser Fazit: Mit der richtigen Konfiguration ist HubSpot DSGVO-konform nutzbar. CIXON hilft Dir dabei.

Fazit: Mit HubSpot & CIXON zur skalierbaren Wachstumsplattform

HubSpot ist mehr als ein CRM – es ist eine Plattform für nachhaltiges Wachstum. Ob Marketing, Vertrieb, Kundenservice oder Datenautomatisierung: Mit HubSpot schaffst Du die Basis für skalierbare Prozesse, bessere Zusammenarbeit und exzellente Kundenerlebnisse.

CIXON begleitet Dich auf diesem Weg – von der strategischen Planung bis zur technischen Umsetzung. Als Sparringspartner, Systemintegrator und Enabler.
Lass uns gemeinsam starten und buche einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch. 

Wir freuen uns auf den Austausch – und darauf, gemeinsam mehr aus HubSpot zu machen.