Monday als CRM: Geht das wirklich?

Jedes Unternehmen benötigt ein System, um Kundenbeziehungen effizient zu verwalten. Klassische CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive bieten umfangreiche Funktionen, sind aber oft teuer, komplex und nicht immer ideal für kleinere Unternehmen oder Startups.

Viele Firmen wünschen sich eine flexiblere, intuitivere Lösung – und genau hier kommt Monday ins Spiel.
Monday wurde ursprünglich als Projektmanagement-Tool entwickelt, hat sich jedoch in den letzten Jahren zu einer umfassenden Business-Plattform weiterentwickelt.

Die Frage ist: Taugt Monday wirklich als CRM? Oder stößt es hier an seine Grenzen? Wir haben es getestet und teilen unsere Erfahrungen.

Monday: Eine Plattform mit vielen Möglichkeiten

Für wen ist Monday als CRM geeignet?

Monday kann eine attraktive Alternative für Unternehmen sein, die keine komplexe CRM-Software nutzen möchten. Besonders profitieren folgende Unternehmen:

1. Startups & KMUs
Kleinere Unternehmen suchen oft nach einer kostengünstigen und skalierbaren Lösung, ohne sich mit den komplizierten Strukturen klassischer CRMs herumschlagen zu müssen. Monday bietet eine einfache Implementierung und lässt sich an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens anpassen.

2. Agenturen & Dienstleister
Von der ersten Kundenanfrage bis zur Projektabwicklung – alles kann in Monday nachverfolgt werden. Gerade Agenturen, Berater oder Freiberufler profitieren von der Möglichkeit, Projekte, Kundenkommunikation und Sales-Pipelines in einem Tool zu kombinieren.

3. Unternehmen ohne klassisches CRM
Viele Firmen verwalten Kundenkontakte bisher mit Excel, Google Sheets oder simplen Tabellen. Monday bietet eine intuitive Lösung, die eine wesentlich bessere Übersicht, Automatisierung und Kollaboration ermöglicht.

4. Unternehmen mit individuellen Workflows
Nicht jedes Unternehmen kann seine Prozesse in klassische CRM-Systeme zwängen. Falls gängige Lösungen eure Arbeitsweise nicht richtig abbilden, könnt ihr mit Monday ein maßgeschneidertes CRM aufbauen, das genau zu euch passt.

Warum ist Monday als CRM eine echte Alternative?

Viele Unternehmen scheuen den Wechsel zu einem klassischen CRM, weil die Einführung oft aufwendig, teuer und unflexibel ist. Monday bietet hier eine interessante Alternative.

Die wichtigsten Vorteile:

1. Hohe Flexibilität & Anpassbarkeit:

• Erstelle individuelle Sales-Pipelines für Leads, Deals oder Kundenanfragen.
• Passe Workflows an eure internen Prozesse an – von der Lead-Generierung bis zum Abschluss.
• Ohne Programmierkenntnisse lassen sich benutzerdefinierte Automatisierungen einrichten.

2. Einfache Bedienung

• Intuitive Benutzeroberfläche mit Drag-and-Drop-Funktionalität.
• Keine lange Einarbeitungszeit notwendig – ideal für kleine Teams.
• Visuelle Dashboards für eine klare Übersicht über Verkaufsprozesse.

3. Zeitersparnis durch Automatisierungen

• Automatische Lead-Zuordnung an zuständige Mitarbeiter.
• Automatische Follow-up-Erinnerungen, damit kein Kunde vergessen wird.
• E-Mails & Updates können automatisch mit Deals verknüpft werden.

4. Perfekte Integration in bestehende Systeme

• Monday kann nahtlos mit anderen Tools verbunden werden, darunter:
  HubSpot, Salesforce (falls ihr doch ein hybrides CRM nutzen wollt)
• Slack & Microsoft Teams für interne Kommunikation
• Google Workspace & Outlook für E-Mail- und Kalender-Synchronisation

5. Kollaboration in Echtzeit

• Teams haben volle Transparenz über den aktuellen Stand von Deals und Kundenanfragen.
• Kommentare, Notizen und Updates lassen sich direkt im jeweiligen Kunden-Datensatz hinterlegen.
• Mitarbeiter können gemeinsam an Deals arbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen.

• Unternehmen können klein starten und Monday bei Bedarf erweitern.
• Funktionen lassen sich jederzeit hinzufügen oder anpassen, ohne ein komplett neues System einführen zu müssen.
  
  

Welche CRM-Funktionen bietet Monday konkret?

Monday bietet alle wichtigen Grundfunktionen eines CRMs – mit der Möglichkeit, sie individuell anzupassen:

1. Lead- und Kontaktmanagement

• Übersichtliche Boards für Kunden- und Interessentendaten.
• Eigene Felder für Kontaktinformationen, Status & Priorität.
• Direkte Verknüpfung von Notizen, Dokumenten & E-Mails mit jedem Kontakt.

2. Sales-Pipeline-Tracking

• Deals können visuell in einer Pipeline dargestellt werden.
• Anpassbare Status-Kategorien für jeden Verkaufsprozess.
• Filter- und Sortiermöglichkeiten, um relevante Deals schnell zu finden.

3. Automatisierte Follow-ups

• Erinnerungen für nächste Schritte (z. B. E-Mails oder Anrufe).
• Automatische Benachrichtigung, wenn sich ein Deal-Status ändert.

4. Berichte & Dashboards

• Live-Analysen zu Verkaufszahlen, Team-Performance & Umsätzen.
• Erstellung von individuellen Reports, um KPIs im Blick zu behalten.

5. E-Mail & Kalender-Integration

• Verknüpfung mit Google Calendar & Outlook für eine bessere Terminplanung.
• E-Mails können direkt mit Deals verknüpft werden, um eine einheitliche Kundenkommunikation zu gewährleisten.

Nachteile: Wo stößt Monday als CRM an Grenzen?

Natürlich gibt es auch einige Einschränkungen:

• Kein vollwertiges CRM out-of-the-box: Monday ist kein klassisches CRM – Unternehmen müssen ihre eigene CRM-Struktur aufbauen.
• Begrenzte KI-Funktionen: Während Tools wie HubSpot oder Salesforce fortschrittliche KI-gestützte Analysen bieten, sind die Analysefunktionen in Monday.com simpler.
• Kein integriertes E-Mail-Marketing: Wer komplexe E-Mail-Kampagnen und Automatisierungen benötigt, muss auf externe Integrationen zurückgreifen.

Ihr möchtet mehr über verschiedene CRM-Lösungen erfahren? In unserer Podcastfolge zum Thema CRM-Vergleich 2025 stellen wir verschiedene Systeme vor und zeigen, welches am besten zu euren Anforderungen passt.

Fazit: Ist Monday das richtige CRM für euch?

Ob Monday die richtige CRM-Lösung für euer Unternehmen ist, hängt von euren Anforderungen ab. Wenn ihr ein flexibles, leicht bedienbares und skalierbares Tool sucht, ist Monday eine spannende Alternative.

Es eignet sich besonders für Unternehmen, die:

• Eine einfache und flexible Lösung brauchen
• Bisher ohne CRM gearbeitet haben
• Ein individuell anpassbares System bevorzugen
• Kein großes Budget für teure CRM-Software haben