HubSpot Managed Services

CIXON als ausgelagerter HubSpot Champion

Beim CIXON Managed Services übernehmen wir die Rolle eines ausgelagerten HubSpot Champions. Für Sales, Marketing, Service und Recruiting Teams, die HubSpot täglich nutzen, aber intern keine eigene dedizierte HubSpot-Rolle aufbauen wollen.

• Laufende HubSpot-Betreuung für Frontoffice-Teams
• Anwendersupport, kleine Anpassungen und Best-Practice-Guidance
• Zentrales Kundenportal für alle HubSpot-Themen
• Quartalsweise Reviews mit Entscheidern
• Klare Abgrenzung zwischen Retainer, Change Requests und Projekten

Für Unternehmen, die HubSpot nicht nur eingeführt haben, sondern im Alltag sauber, schnell und skalierbar nutzen wollen.

Unsere HubSpot Managed Services sind hochspezialisiert und individuellen für den maximalen Erfolg im Vertrieb mit der HubSpot-Plattform gebaut. Der Wert liegt nicht im reinen Abarbeiten einzelner Fragen, sondern in einer verlässlichen operativen HubSpot-Funktion für euer Frontoffice.

Wir unterstützen euch im Tagesgeschäft, beantworten Anwendungsfragen, setzen kleinere Optimierungen um, dokumentieren Themen sauber als Tickets und machen wiederkehrende Muster sichtbar.

So entsteht eine laufende HubSpot-Betreuung, die Nutzung, Datenqualität und Prozessdisziplin verbessert, ohne dass ihr intern eine eigene HubSpot Champion Rolle aufbauen müsst.

Für wen sind unsere HubSpot Managed Services gedacht?

Das Angebot ist für Unternehmen, die HubSpot bereits aktiv nutzen oder gerade eingeführt haben und jetzt eine verlässliche operative Betreuung für ihre Frontoffice-Teams brauchen.

Für Sales Teams

Wenn Deals, Pipelines, Forecasts, Aktivitäten und Follow-ups sauber in HubSpot abgebildet werden sollen.

Für Marketing Teams

Wenn Listen, Formulare, Kampagnen, Automationen und Lead-Prozesse im Alltag gepflegt und verbessert werden müssen.

Für Service Teams

Wenn Tickets, SLAs, Kundenkommunikation und Service-Prozesse konsistent genutzt werden sollen.

Für Recruiting Teams

Wenn HubSpot als Recruiting- oder Kandidatenplattform genutzt wird und operative Fragen schnell gelöst werden müssen.

Für Entscheider und Operations

Wenn Transparenz über wiederkehrende Themen, Engpässe und Optimierungspotenziale entstehen soll.

Das ist enthalten: Laufende operative HubSpot-Betreuung und -Weiterentwicklung.

Anwendersupport

Eure definierten Frontoffice-Mitarbeiter erhalten Unterstützung bei fachlichen und operativen Fragen zur HubSpot-Nutzung.

Fragen zu Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets und Custom Objects
Unterstützung bei Listen, Ansichten und Filtern
Hilfestellung bei Aktivitäten, Aufgaben und Pipelines
Best-Practice-Empfehlungen für die tägliche Nutzung

Konfigurationsanpassungen

Wir übernehmen kleinere Anpassungen innerhalb bestehender Prozesse, sofern diese ohne separates Projekt möglich sind.

Beispiele:

Anpassung von Feldern und Ansichten
kleinere Änderungen an Pipelines
Optimierung bestehender Workflows
Anpassung einfacher Reports und Dashboards
Pflege kleiner Quick Wins im bestehenden Setup

Ticketdokumentation und Kundenportal

Alle Themen werden als Tickets dokumentiert. Primärer Servicekanal ist das CIXON Kundenportal unter cixon.de/helpdesk.

unbegrenzt viele Portalzugänge für gebuchte Managed Services Kunden
jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Tickets
zentrale Dokumentation aller HubSpot-Themen
Nachdokumentation von Slack-, Monday- oder E-Mail-Themen durch CIXON

Unbegrenzte Portalzugänge bedeuten keine unbegrenzte Serviceleistung. Sie sorgen für einfache Erfassung, klare Transparenz und saubere Steuerung.

Mini-Backlog und Quick Wins

Wir sammeln wiederkehrende Themen, kleine Verbesserungen und operative Pain Points in einem priorisierten Mini-Backlog.

wiederkehrende Nutzerfragen
kleine Prozessverbesserungen
Datenqualitätsprobleme
Verbesserungspotenziale bei Pipelines, Feldern und Workflows
Themen mit möglichem Projektcharakter

Quartalsweiser Entscheider Review

Einmal pro Quartal gehen wir gemeinsam mit dem Entscheider oder Projektsponsor die Ticketlage, Muster und nächsten Prioritäten durch.

Welche Themen treten regelmäßig auf?
Wo entstehen Reibungsverluste?
Welche Quick Wins sollten priorisiert werden?
Welche Themen sind größer und sollten als Projekt geplant werden?
Wie entwickelt sich die HubSpot-Nutzung im Team?

CIXON Managed Services | Stefan Wendt & Dominik Enzler am Laoptop

1. Onboarding

Wir definieren gemeinsam die betreuten Teams, HubSpot Hubs, Nutzergruppen, Servicekanäle, Ansprechpartner und Prioritäten.

2. Zugang zum Kundenportal

Ihr erhaltet Zugang zum CIXON Kundenportal und könnt dort HubSpot-Themen als Tickets einreichen.

3. Laufende Betreuung

Wir beantworten Fragen, setzen Anpassungen direkt um und dokumentieren jedes Thema nachvollziehbar als Ticket.

4. Transparenz & Reporting

Wiederkehrende Fragen, Muster und Pain Points werden sichtbar gemacht und in einem Mini-Backlog priorisiert.

5. Quartalsreview

Einmal pro Quartal besprechen wir mit dem Entscheider die Ticketlage, Optimierungspotenziale und mögliche nächste Projekte.

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Warum CIXON?

CIXON ist keine klassische Marketingagentur und kein generischer IT-Support. Wir sind auf HubSpot, CRM-Architektur und Frontoffice-Prozesse spezialisiert.

Wir verstehen HubSpot nicht als Tool, sondern als operatives Betriebssystem für Vertrieb, Marketing, Service und Recruiting. Deshalb unterstützen wir nicht nur bei einzelnen Fragen, sondern sorgen dafür, dass HubSpot im Alltag sauber genutzt, weiterentwickelt und gesteuert wird.

• 100 % Fokus auf HubSpot Services
• Erfahrung mit komplexen CRM-, Integrations- und Migrationsprojekten
• starkes technisches Team aus Solution Architects und Entwicklern
• klare Trennung zwischen Betrieb, Projekten und Growth-Themen
• langfristiger CRM-Partner statt kurzfristiger Supportdienstleister

Was sind typische Themen im Managed Service?

• „Wie bilde ich diesen Vertriebsprozess sauber in HubSpot ab?“
• „Warum taucht dieser Lead nicht in der richtigen Liste auf?“
• „Kann dieses Feld in der Deal-Ansicht ergänzt werden?“
• „Wir brauchen eine kleine Anpassung an einem bestehenden Workflow.“
• „Das Team nutzt die Pipeline uneinheitlich. Wie lösen wir das?“
• „Könnt Ihr diese wiederkehrende Frage einmal sauber dokumentieren?“
• „Welche Tickets zeigen uns, dass wir ein größeres Projekt planen sollten?“

Genau diese laufenden Themen entscheiden darüber, ob HubSpot im Alltag Wert schafft oder zur Baustelle wird.

Ist der CIXON Managed Service eine Support-Flatrate?

Fast. Das Angebot ist eine Pauschale für laufende operative HubSpot-Betreuung mit klar definiertem Scope, inkludiertem Volumen und transparenter Abrechnung von Mehrverbrauch.

Macht ein ausgelagerter HubSpot Champion für euch Sinn?

Wenn HubSpot bei euch im Einsatz ist, aber im Alltag viele Fragen, kleine Reibungsverluste und ungeklärte Verantwortlichkeiten entstehen, sind unsere HubSpot Managed Services der richtige nächste Schritt.

Wir prüfen gemeinsam, welche Teams betreut werden sollen, welcher Scope sinnvoll ist und ob Managed Services oder ein Projekt der bessere nächste Schritt ist.

Wer darf Tickets erstellen?

Für gebuchte Managed Services Kunden können unbegrenzt viele Portalzugänge eingerichtet werden. Jeder Mitarbeiter sieht standardmäßig seine eigenen Tickets. Die Anzahl der Zugänge ist nicht gleichbedeutend mit unbegrenztem Servicevolumen.

Was passiert, wenn ein Thema über Slack oder Monday kommt?

Auch dann wird das Thema als Ticket dokumentiert. Wenn ein Kunde ein Thema nicht direkt über das Kundenportal einreicht, dokumentiert CIXON es intern nach. So bleibt die Zusammenarbeit transparent und auswertbar.

Welche Reaktionszeit gilt?

Für Standardanfragen gilt eine Ziel-Reaktionszeit von einem Werktag innerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Ziel-Reaktionszeit bedeutet keine garantierte Lösungszeit.

Sind größere Projekte enthalten?

Nein. Größere Projekte, Migrationen, Integrationen, umfangreiche Automationen oder Datenmodell-Anpassungen sind nicht Bestandteil des Retainers. Solche Themen werden separat angeboten.

Wie wird abgerechnet?

Die Abrechnung erfolgt als monatlicher Retainer auf Basis der betreuten Frontoffice-Mitarbeiter. Der Standardpreis beträgt 49 € netto pro Frontoffice-Mitarbeiter und Monat, bei einer Mindestvergütung von 1.950 € netto pro Monat. Mehrverbrauch wird mit 195 € netto pro Stunde in 15-Minuten-Schritten berechnet.

Für welche Teams eignet sich das Angebot?

Das Angebot eignet sich für Sales, Marketing, Service, Recruiting und andere Frontoffice-Teams, die HubSpot regelmäßig nutzen und laufende operative Unterstützung brauchen.

Was passiert im Quartalsreview?

Einmal pro Quartal besprechen wir gemeinsam mit dem Entscheider oder Projektsponsor Ticketvolumen, wiederkehrende Fragen, offene Themen, Quick Wins und mögliche Projektbedarfe.