In dieser Podcast-Folge erhältst Du einen tiefen Einblick in die Welt der HubSpot-Integrationen! Du fragst Dich, wie Du Dein CRM-System optimal nutzen und mit anderen Tools verbinden kannst, um Deine Geschäftsprozesse zu revolutionieren? Dann bist Du hier genau richtig. Stefan Wendt, Dominik Enzler und Lukas Knobling zeigen Dir, wie Du HubSpot als Herzstück Deines Unternehmens etablierst und es durch intelligente Integrationen noch leistungsfähiger machst.
Was genau ist eine API und warum ist sie Dein Schlüssel zur CRM-Erweiterung?
Ganz einfach ausgedrückt: Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle zu einem Software-Programm. Stell Dir vor, es ist das Eintrittstor, durch das Du Daten abfragen, verändern oder hinzufügen kannst. Es ermöglicht verschiedenen Softwaresystemen, miteinander zu "sprechen" und Daten auszutauschen, ohne dass Du manuell eingreifen musst.
Im Bereich der CRM-Systeme und insbesondere bei HubSpot arbeiten wir hauptsächlich mit der REST API. Dies beschreibt das Protokoll und die Art und Weise, wie Daten strukturiert abgefragt und übertragen werden. Eine REST API gilt als sehr gute und weit verbreitete Schnittstellenart in der digitalen Welt und ist auch für HubSpot-Integrationen unverzichtbar.
Deine Vorteile durch APIs:
- Erweiterung des CRM-Systems: Verbinde HubSpot mit einer Vielzahl von anderen Software-Tools.
- Automatisierung von Prozessen: Die Workflow API von HubSpot erlaubt es beispielsweise, Workflows automatisch in Portale zu pushen, was für Agenturen mit vielen Kunden extrem hilfreich ist.
- Individualisierung: Du kannst HubSpot präzise an Deine individuellen Anforderungen anpassen und so Prozesse umsetzen, die sonst nicht möglich wären.
- Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Datenflüsse und konsolidierte Informationen sparst Du wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.
Wichtige Details zur HubSpot API
HubSpot bietet Dir nicht einfach nur "eine" API, sondern verschiedene Endpunkte innerhalb ihrer API. Diese Endpunkte ermöglichen den Zugriff auf spezifische Datenobjekte wie Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets.
Du kannst zum Beispiel:
- Daten abfragen (GET): Erfahre, welche Informationen ein Kontakt hat, z.B. Name oder E-Mail-Adresse.
- Daten ändern oder hinzufügen (POST/PUT): Aktualisiere einen Kontaktnamen von "Lukas" zu "Stefan" oder füge neue Informationen hinzu.
Beachte, dass es API Call Limits gibt, die von Deiner HubSpot-Lizenz abhängen:
- Free und Starter: 250.000 API Calls pro Account und Tag.
- Pro und Enterprise: 500.000 API Calls pro Account und Tag.
- Zusätzliche Add-ons: Bis zu 1 Million API Calls pro Account und Tag für sehr große Anforderungen. Diese Limits werden täglich um Mitternacht zurückgesetzt.
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Integrationsprojekts ist eine gute und umfangreiche API-Dokumentation. HubSpot ist hier vorbildlich, aber bei Drittsystemen kann dies variieren.
Deine Integrationsmöglichkeiten mit HubSpot: Marketplace vs. individuelle Lösungen
Wenn Du eine Integration mit HubSpot planst, stehen Dir grundsätzlich zwei Wege offen:
1. Der HubSpot App Marketplace
Intuitive Integrationen für den Schnellstart: Der App Marketplace bietet Dir viele vorgefertigte und intuitive Integrationen. Hier findest Du Lösungen, die entweder von HubSpot selbst oder von Drittanbietern entwickelt wurden, wie zum Beispiel für Microsoft Ads, Google Ads, Google Mail, LinkedIn und viele mehr.
Worauf Du achten solltest:
- Download-Anzahl und Bewertungen: Prüfe, wie oft eine App genutzt wird und wie andere Nutzer sie bewerten.
- Funktionsumfang: Lies Dir genau durch, welche spezifischen Datenfelder synchronisiert werden. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass "alles" funktioniert, nur weil eine App existiert. Möchtest Du beispielsweise auch Angebotsinformationen synchronisieren, dies aber nicht explizit aufgeführt ist, musst Du genauer hinschauen.
- HubSpot Partner konsultieren: Bei weniger verbreiteten Integrationen oder wenn Du Dir unsicher bist, ziehe einen erfahrenen Partner hinzu.
2. Maßgeschneiderte Lösungen
Wenn der Marketplace nicht ausreicht Manchmal reichen die Marketplace-Apps nicht aus, weil die Anforderungen zu spezifisch oder komplex sind. Hier kommen individuelle Lösungen ins Spiel:
- iPaaS-Lösungen (Integration Platform as a Service): Dies ist eine Zwischenlösung für komplexere Fälle. Tools wie Make, Zapier oder N8n bieten vorgefertigte Anbindungen an die HubSpot API und ermöglichen es Dir, in einer grafischen Oberfläche Szenarien und Datenflüsse zu konfigurieren. Sie sind schnell aufgesetzt und weniger budgetintensiv als eine komplette Eigenentwicklung.
- Individuelle Custom-Lösungen: Für die komplexesten Anforderungen oder wenn Du volle Hoheit über Deine Daten haben möchtest (z.B. aus Datenschutzgründen, um Drittanbieter als "Mittelsmann" zu vermeiden). Hier wird eine maßgeschneiderte Lösung auf einem eigenen Server (entweder bei uns als Partner oder direkt bei Dir gehostet) entwickelt. Dies ist die aufwendigste und budgetintensivste Option, bietet aber maximale Flexibilität und Sicherheit.
Dein Fahrplan zum erfolgreichen HubSpot Integrationsprojekt: Der Technical Scope Workshop
Ein Integrationsprojekt ist nie "mal eben schnell gemacht". Es erfordert eine gründliche Vorbereitung und Konzeption. Unser bewährter Prozess beginnt in der Regel mit einem Technical Scope Workshop:
- Problemanalyse und Wünsche: Wir verschaffen uns ein klares Bild Deines Problems und Deiner Wünsche. Sei hier so präzise wie möglich: "Wenn das passiert, soll das rauskommen. Wenn das passiert, darf das auf keinen Fall passieren.". Klare Anforderungen erleichtern die Umsetzung erheblich.
- Bewertung des Fremdsystems: Wir prüfen, ob das Drittsystem über eine zugängliche API verfügt und wie gut diese dokumentiert ist. Bei kleineren Anbietern ohne öffentliche Dokumentation kann es notwendig sein, direkt mit ihnen in Kontakt zu treten, um Zugangs- und Datenflussmöglichkeiten zu klären.
- Konzeptentwicklung: Basierend auf den gesammelten Informationen entwickeln wir ein Konzept für die Datenströme und schätzen den Umfang und die Komplexität des Projekts ein.
- Detaillierte Felddefinition: Ganz wichtig ist es, im Detail festzulegen, welche Informationen und Felder genau synchronisiert werden sollen und in welche Richtung (unidirektional oder bidirektional). Ein Partner kann Dir hier mit Best Practices und Vorlagen helfen, diese Details zu erarbeiten.
- Anforderungsmanagement: Anforderungen können sich im Laufe eines Projekts ändern. Eine klare und offene Kommunikation über diese Änderungen ist entscheidend, um den Mehraufwand transparent zu halten und das Projektziel effizient zu erreichen.
- Abteilungsübergreifende Einbindung: Stelle sicher, dass alle relevanten Abteilungen (z.B. Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Buchhaltung, IT) frühzeitig ihre Anforderungen einbringen. Dies minimiert spätere Änderungen und ermöglicht eine präzisere Budgetplanung, sowie ein erfolgreicheres Change Management.
HubSpot als Dein "All-in-One"-Herzstück
Unsere Best Practice ist es, HubSpot als das zentrale Herzstück für alle kundenrelevanten Interaktionen zu nutzen. Dazu gehören Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Aktivitäten auf Deiner Webseite. Andere Tools laufen im Hintergrund, werden aber an HubSpot angedockt, sodass Du hauptsächlich aus HubSpot heraus arbeitest.
Es ist jedoch nicht immer sinnvoll, jedes Tool anzubinden. Für sehr spezielle Anwendungen, die keinen direkten Bezug zur Kundeninteraktion haben (z.B. ein Programmier-Tool), kann es besser sein, diese standalone zu betreiben. Letztendlich ist jede Integration individuell und erfordert eine genaue Abwägung Deiner spezifischen Bedürfnisse und Prozesse.
CRM-Integrationen: Fazit
APIs eröffnen Dir immense Möglichkeiten, HubSpot zu erweitern, Prozesse zu automatisieren und Dein Unternehmen zu stärken. Du kannst Dein CRM so weit individualisieren und anbinden, dass es gefühlt kein Limit gibt.
Wenn Du Unterstützung bei der Konzeption, Planung oder Umsetzung Deiner HubSpot-Integrationen benötigst, stehen wir Dir als erfahrener HubSpot Diamond Partner gerne zur Seite. Wir helfen Dir dabei, die optimale Lösung für Deine individuellen Anforderungen zu finden. Vereinbare einfach einen individuellen Termin mit uns.
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