Vertriebsoutreach verbessern: Aircall's KI Technologie im Fokus mit Murat Çevik

Wie können Unternehmen ihren Vertriebsoutreach in der heutigen Zeit, geprägt von digitalen Herausforderungen und einem steigenden Informationsfluss, effektiv verbessern?  In dieser Folge besprechen Dominik Enzler und Stefan Wendt gemeinsam mit Murat Çevik von Aircall die Welt der modernen Kommunikation ein und zeigen Dir, wie du Deine Vertriebsprozesse durch den Einsatz künstlicher Intelligenz revolutionieren kannst.
Murat Çevik, ist ein wahrer Experte auf diesem Gebiet und gibt uns wertvolle Einblicke und Best Practices. Bereite dich darauf vor, deine Vertriebsstrategie auf das nächste Level zu heben!

Aircall: Deine Cloud-basierte Telefonie für den modernen Vertrieb

Zunächst möchten wir klären, was  Aircall eigentlich ist und wie es funktioniert. Aircall ist ein Cloud-basiertes Telefoniesystem, das speziell für Vertriebs- und Kundenservice-Teams sowie Callcenter entwickelt wurde. Der zentrale Ansatz ist, die Telefonie moderner und effizienter zu gestalten, indem sie nahtlos mit deinem CRM-System verbunden wird.

Der Hauptnutzen von Aircall liegt in der intelligenten Verbindung von Telefonie und Datenverarbeitung in einem Produkt, um mehr Effizienz zu schaffen. Murat betont, dass Aircall ein Gamechanger ist, besonders durch die Integration von Generative AI und einem eigenen Sprachmodell.

KI-Funktionen in Aircall: Dein smarter Assistent im Vertrieb

Die KI in Aircall bietet dir eine Fülle von Funktionen, die deine tägliche Arbeit erleichtern und deine Performance steigern:

• Anrufaufzeichnungen und Transkriptionen: Gespräche können automatisch Wort für Wort aufgezeichnet und transkribiert werden. Du kannst sogar verschiedene Sprachen für die Transkription einstellen, um internationale Gespräche effizient zu analysieren.
• Zusammenfassungen und Schlüsselthemen: Nach jedem Gespräch erstellt die KI eine Zusammenfassung und identifiziert die wichtigsten besprochenen Themen. Das spart dir wertvolle Zeit bei der Nachbereitung.
• Sprech-Hör-Verhältnis: Die KI analysiert, wer wie viel im Gespräch gesprochen hat, was dir hilft, deine Gesprächsdynamik zu optimieren.
• Nahtlose CRM-Integration (z.B. HubSpot): Alle Transkriptionen, Schlüsselthemen und Zusammenfassungen werden direkt und Wort für Wort in dein CRM-Anrufprotokoll übertragen. Das sorgt für eine zentrale Datenablage und erspart manuelle Arbeit.

Murat bestätigt, dass die KI am wichtigsten bei der Nachbearbeitung ist. Sie automatisiert die Dokumentation, sodass du dich auf die Gespräche selbst konzentrieren kannst.

Vertriebsoutreach per Telefon: Mehr als nur Anrufen

Telefonie ist einer der erfolgreichsten Kanäle im Vertrieb. Auch wenn E-Mails wichtig sind, kämpfen sie oft mit Spam-Filtern. Der persönliche Kontakt am Telefon bleibt daher entscheidend.
Hier sind Murats Best Practices für deinen telefonischen Outreach:

• Fokus auf das Gespräch, nicht die Nachbereitung: Durch die Aircall-Integration kannst du Anrufe direkt aus dem CRM tätigen und entgegennehmen. Alle relevanten Informationen zum Kontakt werden sofort angezeigt, sodass du dich voll auf das Gespräch konzentrieren kannst.
• Produktivität durch Tools: Nutze Tools wie einen Power-Dialer. Dieser wählt automatisch Nummern aus einer Liste an, was dir hilft, 100 bis 200 Anwahlen pro Tag zu schaffen, mit dem Ziel von etwa 30 tatsächlichen Gesprächen.
• Call Outcomes und Tags: Deklariere nach jedem Gespräch das Ergebnis (z.B. "gutes Gespräch", "Demo geplant", "Fax-Nummer") und nutze Aircall-Tags. Diese Informationen können direkt im CRM hinterlegt und für die Analyse genutzt werden.
• Bessere Erreichbarkeit: Verwende Handynummern statt Festnetznummern für deine Outbound-Anrufe, da dies die Erreichbarkeit drastisch verbessern kann. Auch internationale lokale Rufnummern steigern die Erreichbarkeit im Ausland erheblich.
• Multithreading-Channels: Nach einem positiven Gespräch kannst du die KI nutzen, um automatisch eine E-Mail mit der Demo-Einladung zu versenden und dich gleichzeitig auf LinkedIn mit dem Lead zu verbinden.

Die Basis für exzellente Gesprächsqualität: Technische Voraussetzungen

Für eine optimale Sprachqualität sind technische Grundlagen entscheidend, besonders bei cloudbasierten Telefonanlagen:

• Netzqualität und Internet: Eine stabile Internetverbindung ist unerlässlich. Aircall verbraucht zwar nicht viel Bandbreite (ähnlich wie WhatsApp), aber in einem Großraumbüro mit vielen Nutzern kann eine 50 MBit/s-Leitung an ihre Grenzen stoßen.
• Kabelgebundene Verbindungen: Für die beste und gleichbleibende Qualität empfiehlt Aircall kabelgebundene Internet- und Audioverbindungen (LAN-Kabel und kabelgebundene Headsets).
• Qualitäts-Headsets: Investiere in gute Headsets, idealerweise kabelgebunden, wie zum Beispiel von Jabra. Bluetooth-Kopfhörer (wie Airpods) sind oft nicht optimal für Voice-over-IP-Telefonie.
  Murat betont, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sinkt, wenn die Sprachqualität schlecht ist.

KI-basiertes Coaching und Datenschutz

Ein spannendes Feature ist das KI-basierte Coaching. Manager können sich in Live-Calls einschalten, "reinflüstern" und den Mitarbeiter unterstützen oder einfach nur zuhören, um die Gesprächsführung zu analysieren. Dies ist besonders wertvoll für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, um Vertriebsfragen und Einwandbehandlungen zu optimieren.

• Akzeptanz der Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter bei Aircall sind begeistert, da sie den Nutzen für ihre eigene Entwicklung erkennen. Es ist entscheidend, transparent zu kommunizieren, wofür die Aufzeichnungen und Coachings verwendet werden – nämlich für sie und nicht gegen sie. Manchmal ist es sogar hilfreich, den Mitarbeiter nicht zu informieren, um Nervosität zu vermeiden.
• Datenschutz: Anrufaufzeichnungen sind ein fundamentaler Bereich für die Analyse. Bei eingehenden Anrufen kann der Kunde via Menü auswählen, ob er einer Aufzeichnung zustimmt oder nicht. Bei ausgehenden Anrufen sollte immer informiert werden (z.B. in den AGBs), dass Gespräche zu Schulungs- und Trainingszwecken aufgezeichnet werden. Auch die Zustimmung der Mitarbeiter durch eine Unterschrift ist notwendig.

HubSpot-Integration: Dein Vertriebs-Cockpit

Aircall ist die meistinstallierte VoIP-Integration im HubSpot Marketplace und gilt als "essentielle App für HubSpot Starter". Diese strategische Partnerschaft ermöglicht eine tiefe Integration über alle HubSpot-Hubs hinweg (Sales, Service, Marketing, Operations).

• Effiziente Task-Bearbeitung: Der Power-Dialer kann in deine Lead-Views integriert werden, sodass du den letzten Anruf, Notizen und direkten Zugriff auf LinkedIn-Anfragen oder E-Mail-Follow-ups hast.
• Automatisierte Workflows: Basierend auf Aircall-Tags können automatisierte E-Mails versendet, Lead- oder Deal-Status aktualisiert oder Deals in der richtigen Pipeline erstellt und zugewiesen werden. Das sorgt dafür, dass nichts untergeht und Prozesse beschleunigt werden.
• Track Terms in Dashboards: Du kannst spezifische Begriffe (z.B. "Kosten", "Rabatt", positive/negative Worte) definieren, die die KI in Gesprächen erkennen soll. Diese Informationen werden in Sales-Dashboards ausgewertet und geben dir tiefe Einblicke.
• Gamification (SPIF): Unternehmen nutzen das Tracking von Begriffen sogar für interne Wettbewerbe. Wer beispielsweise am wenigsten "Pricing" erwähnt, gewinnt einen Preis.
• CTI-Update (in Kürze): Ein kommendes Update wird eine erweiterte CTI-Integration bieten, bei der bei eingehenden Anrufen sofort die Kontaktmaske in HubSpot aufpoppt und alle relevanten Informationen (Deals, Tickets) anzeigt.

Vertriebs-Frameworks: So führst du erfolgreiche Gespräche

Murat spricht zwei wichtige Vertriebs-Methoden an, die auch bei Aircall genutzt werden:

• BANT-Methode (Budget, Authority, Needs, Timeline): Wird oft im ersten Anruf (SDA) verwendet, um schnell die Qualifikation eines Leads zu prüfen. Es geht darum, die richtige Person mit Entscheidungsmacht zu finden und festzustellen, ob ein Bedarf und ein Zeitrahmen für eine Lösung bestehen.
• SPICED-Methode (Situation, Pain, Impact, Compelling Event, Decision): Diese Methode kommt in qualifizierteren Gesprächen (z.B. Demo-Meetings) zum Einsatz, um den Schmerzpunkt des Kunden genau zu verstehen (Pain Selling), den Impact dieses Problems aufzuzeigen und ein Compelling Event (z.B. auslaufender Vertrag) zu identifizieren, das den Deal beschleunigen kann. Schließlich werden die Entscheidungskriterien und involvierten Personen geklärt.

Erstgespräche sollten in der Regel maximal 15 Minuten dauern, während Demo-Meetings im Rahmen der SPICED-Qualifizierung eher 30-minütige Video-Calls sind, um Reaktionen visuell erfassen zu können.

Die Zukunft der KI in der Telefonie bei Aircall

Aircall blickt voraus und hat spannende Entwicklungen auf der Roadmap:

• Trending Topics & AI-basiertes Coaching: Es werden die wichtigsten Gesprächsthemen analysiert und ein KI-basiertes Coaching mit Scorecards eingeführt, um Mitarbeiter zu bewerten und ihnen gezielt Tipps zu geben.
• Benutzerbasierte Dashboards: Jeder Nutzer soll sein eigenes Dashboard erhalten, um sich selbst zu beurteilen, zu bewerten und die eigene Leistung zu verfolgen.
• Live-KI-Support während des Gesprächs: Die KI wird während des Anrufs zuhören und dir live Inhalte wie Transkripte oder direkte Tipps geben (z.B. "Pausiere kurz", "Lass den Kunden aussprechen", "Du bist zu monoton, es sollte mehr ein Dialog sein").
• Automatisierte To-Dos: Die KI wird Aufgaben und wichtige Informationen direkt aus dem Gespräch extrahieren und in HubSpot hinterlegen, sodass du keine Notizen mehr manuell erstellen musst.
• Erweiterte API-Integration: Aircall wird die Integration mit kundeneigenen Systemen (ERP, CRM) über eine erweiterte API ermöglichen.

Aircall implementieren: So startest du durch

Wenn du Aircall implementieren möchtest, sind hier die wichtigsten Informationen:

• Zielgruppe: Aircall eignet sich für Unternehmen aller Größen (von 3 bis 2.000-3.000 Nutzer), für die Telefonie ein Hauptkommunikationskanal ist. Ein bestehendes CRM-System (wie HubSpot) ist eine wichtige Voraussetzung.
• Testphase: Du kannst das System kostenlos testen, auch mit mehreren Personen und deinen bestehenden Rufnummern.
• Einfache Einrichtung: Viele Kunden empfinden die Einrichtung als "kinderleicht" und benötigen kaum ein umfangreiches Onboarding. Aircall kann in nur fünf Minuten eingerichtet werden.
• Rufnummern-Portierung: Bestehende Rufnummern können zu Aircall portiert werden, oder du kannst neue lokale, mobile oder internationale Rufnummern generieren.
• Kosten: Aircall bietet transparente Preismodelle (Essential und Professional) auf seiner Webseite an. Die Preise liegen typischerweise zwischen 30 und 50 Euro pro Lizenz monatlich für das Basismodell, können aber je nach Modulen und Flatrates für internationale Anrufe über 100 Euro hinausgehen. Jahresverträge mit jährlicher Vorauszahlung sind am günstigsten.
• Nächste Schritte: Kontaktiere Aircall direkt über deren Webseite (aircall.io) oder suche auf LinkedIn nach Murat Çevik. Nach einer kurzen Vorqualifizierung erhältst du eine maßgeschneiderte Demo.

Vertriebsoutreach verbessern mit Aircall's KI Technologie – Fazit

Die Optimierung deines Vertriebs-Outreach mit KI-basierter Telefonie ist kein Zukunftstraum mehr, sondern Realität. Tools wie Aircall in Verbindung mit CRM-Systemen wie HubSpot ermöglichen es dir, deine Effizienz, Produktivität und letztlich deine Verkaufszahlen signifikant zu steigern. Von der automatisierten Dokumentation über KI-gestütztes Coaching bis hin zu intelligenten Analysen – die Möglichkeiten sind vielfältig und bieten einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Worauf wartest du noch? Starte jetzt damit, deine Vertriebsprozesse zu revolutionieren und nutze die Power der KI für deinen Erfolg! Vereinbare einfach einen individuellen Termin mit uns!

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MURAT ÇEVIK: Vertriebsoutreach verbessern durch KI-basierte Telefonie | Aircall | Interview | Ep. #010

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