HubSpot Datenimport: Kontakte, Unternehmen & Deals richtig importieren

Wie funktioniert der Datenimport in HubSpot?

Mit dem HubSpot-Importassistenten kannst du Kontakte, Unternehmen, Deals und weitere CRM-Daten aus Dateien wie CSV- oder Excel-Tabellen in Dein HubSpot-Portal importieren. Wichtig sind vor allem eine sauber vorbereitete Importdatei, die richtige Zuordnung der Spalten zu HubSpot-Eigenschaften und eindeutige Identifikatoren wie E-Mail-Adressen oder Unternehmensdomains.

Der Datenimport gehört zu den wichtigsten Schritten zu Beginn eines HubSpot-Projekts. Schließlich sollen bestehende Kontakte, Unternehmen und Deals aus bisherigen Systemen möglichst vollständig, sauber und ohne unnötige Duplikate in das neue CRM übernommen werden.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten nach HubSpot zu übertragen. Neben Integrationslösungen und individuell programmierten Schnittstellen bietet HubSpot einen eigenen Importassistenten.

In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie Du Daten in HubSpot importierst, Deine Importdatei richtig vorbereitest und typische Fehler vermeidest.

Welche Daten kann man in HubSpot importieren?

Über den HubSpot-Importassistenten kannst Du verschiedene CRM-Objekte importieren. Dazu gehören insbesondere:

• Kontakte
• Unternehmen
• Deals
• weitere in Deinem HubSpot-Portal verfügbare Objekte

Du kannst dabei entweder ein einzelnes Objekt oder mehrere miteinander verbundene Objekte importieren.

Möchtest Du beispielsweise Kontakte importieren und gleichzeitig den richtigen Unternehmen zuordnen, solltest Du die Beziehungen zwischen den Datensätzen bereits bei der Vorbereitung des Imports berücksichtigen.

HubSpot Datenimport Schritt für Schritt

Schritt 1: Den Importbereich in HubSpot öffnen

Melde Dich zunächst in Deinem HubSpot-Portal an und wechsle in den CRM-Bereich. Der Importvorgang lässt sich grundsätzlich von verschiedenen CRM-Objekten aus starten. Für den Import von Kontakten kannst Du beispielsweise den Bereich Kontakte öffnen.

Gehe anschließend oben rechts auf „Kontakte hinzufügen“ und wähle die Option „Import“. HubSpot öffnet daraufhin den Importbereich.

Für einen klassischen einmaligen Datenimport aus einer Tabelle wählst Du die Option zum Importieren einer Datei aus.

Schritt 2: Schnellimport oder erweiterten Import wählen

HubSpot bietet unterschiedliche Möglichkeiten für den Dateiimport. Wenn Du lediglich eine einfache Liste von Kontakten importieren möchtest, kann der Schnellimport ausreichen.

Sobald Dein Datenimport komplexer wird oder Du mehrere Objekte wie Kontakte und Unternehmen gleichzeitig importieren möchtest, empfiehlt sich der erweiterte Importassistent. Dieser führt dich Schritt für Schritt durch die notwendigen Einstellungen.

Schritt 3: Die zu importierenden HubSpot-Objekte auswählen

Jetzt bestimmst Du, welche Daten aus Deiner Datei importiert werden sollen.

Abhängig von Deinem HubSpot-Portal stehen beispielsweise folgende Standardobjekte zur Verfügung:

• Kontakte
• Unternehmen
• Deals

In unserem Beispiel werden Kontakte und Unternehmen gemeinsam importiert.

Das hat einen wichtigen Vorteil: HubSpot kann während des Imports direkt Beziehungen zwischen den Kontakt- und Unternehmensdatensätzen herstellen.

Sollten Kontakte und Unternehmen gemeinsam importiert werden?

Wenn Daten aus einem bestehenden CRM oder einem anderen Drittsystem miteinander verknüpft sind, ist es häufig sinnvoll, zusammengehörige Informationen bereits vor dem Import in einer Datei zusammenzuführen.

Eine Importdatei könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Dadurch befinden sich die Kontaktinformationen und die zugehörigen Unternehmensinformationen in derselben Zeile.

HubSpot kann so beim Import leichter erkennen, welche Datensätze miteinander verbunden werden sollen. Auch Deal-Informationen können entsprechend ergänzt werden, wenn diese Bestandteil der geplanten Migration sind. Alternativ kannst Du mehrere Dateien verwenden. Dann muss allerdings ein eindeutiges Merkmal vorhanden sein, über das HubSpot die Datensätze miteinander verbinden kann.

Wie muss eine HubSpot-Importdatei aufgebaut sein?

Eine sorgfältig vorbereitete Importdatei reduziert Fehler und erleichtert die spätere Zuordnung der Daten erheblich.

Achte insbesondere darauf, dass:

• die Datei eine klare Tabellenstruktur besitzt,
• sich die Spaltenüberschriften direkt in der ersten Zeile befinden,
• keine zusätzlichen Zeilen oberhalb der Überschriften vorhanden sind,
• unterschiedliche Informationen in eigenen Spalten stehen,
• die benötigten Eigenschaften bereits in HubSpot vorhanden sind.

Typische Spalten einer Kontakt- und Unternehmensdatei sind beispielsweise:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Mobilnummer
• Unternehmensname
• Unternehmensdomain

Je sauberer Deine Ausgangsdaten vorbereitet sind, desto weniger Nacharbeit hast Du später im HubSpot-Importassistenten.

Schritt 4: Datei in HubSpot hochladen

Nachdem Du Deine Daten vorbereitet hast, kannst Du die Importdatei hochladen. Du kannst die Datei entweder per Drag-and-drop in den vorgesehenen Bereich ziehen oder über „Datei auswählen“ hochladen.

Anschließend legst Du fest, wie HubSpot mit den Datensätzen umgehen soll. Je nach Ausgangssituation kannst Du beispielsweise:

• neue Datensätze erstellen und bestehende Datensätze aktualisieren,
• ausschließlich neue Datensätze erstellen,
• ausschließlich vorhandene Datensätze aktualisieren.

Handelt es sich um ein komplett neues HubSpot-Portal, kann es sinnvoll sein, ausschließlich neue Kontakte oder Unternehmen zu erstellen. Sind bereits Daten im CRM vorhanden, solltest Du dagegen genau prüfen, ob bestehende Datensätze aktualisiert werden sollen. Wähle außerdem die Sprache Deiner Spaltenüberschriften aus. Bei einer deutschsprachigen Importdatei sollte entsprechend Deutsch ausgewählt werden.

Schritt 5: Spalten den HubSpot-Eigenschaften zuordnen

Nach dem Upload analysiert HubSpot Deine Importdatei. Nun folgt einer der wichtigsten Schritte des gesamten Datenimports: das Mapping der Spalten. HubSpot versucht automatisch herauszufinden, welche Spalte Deiner Tabelle zu welcher CRM-Eigenschaft gehört.

Die Spalte „Vorname“ kann beispielsweise automatisch der HubSpot-Eigenschaft „Vorname“ zugeordnet werden. Dasselbe funktioniert häufig bei Standardfeldern wie:

• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

HubSpot zeigt Dir anschließend, welche Zuordnungen bereits erkannt wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht. Ein grüner Haken bedeutet in der Regel, dass die Spalte erfolgreich einer Eigenschaft zugeordnet wurde. Bei einem Warnhinweis solltest Du die entsprechende Zuordnung oder den enthaltenen Wert kontrollieren. Wurde keine passende Eigenschaft gefunden, kannst Du die Zuordnung manuell vornehmen.

Wie ordnet man Importspalten manuell zu?

Angenommen, Deine Importdatei enthält eine Spalte mit dem Namen „Unternehmen“. Zunächst legst Du fest, dass es sich dabei um eine Unternehmenseigenschaft handelt. Anschließend bestimmst Du, in welcher HubSpot-Eigenschaft der Wert gespeichert werden soll – beispielsweise in „Unternehmensname“.

Bei der Unternehmensdomain funktioniert das nach demselben Prinzip. Du ordnest die entsprechende Spalte der HubSpot-Eigenschaft für den Domainnamen des Unternehmens zu.

Warum sind eindeutige Identifikatoren beim HubSpot-Import wichtig?

Eindeutige Identifikatoren helfen HubSpot zu erkennen, ob ein Datensatz bereits existiert oder neu erstellt werden muss. Bei Kontakten spielt insbesondere die E-Mail-Adresse eine wichtige Rolle. Bei Unternehmen kann die Unternehmensdomain als eindeutiges Merkmal verwendet werden.
Eine Unternehmensdomain wäre zum Beispiel: cixon.de

Findet HubSpot beim Import einen bereits vorhandenen Datensatz anhand eines eindeutigen Identifikators, kann das System diesen – abhängig von Deinen Importeinstellungen – aktualisieren, anstatt einen weiteren Datensatz anzulegen. Das ist besonders wichtig, um doppelte Kontakte oder Unternehmen zu vermeiden.

Kurz gesagt

Für einen sauberen HubSpot-Datenimport solltest Du möglichst für jeden relevanten Datensatz einen eindeutigen Identifikator besitzen:

Kontakt: E-Mail-Adresse
Unternehmen: Unternehmensdomain

Schritt 6: Fehler vor dem Import kontrollieren

Der HubSpot-Importassistent überprüft Deine Daten und weist dich auf mögliche Probleme hin. Das kann beispielsweise eine ungültige E-Mail-Adresse sein.

 Solche Fehler solltest Du nach Möglichkeit vor Abschluss des Imports korrigieren. Je nach Situation kannst Du fehlerhafte Datensätze auch vom Import ausschließen.

Kontrolliere insbesondere:

• Wurden alle wichtigen Spalten erkannt?
• Sind die Spalten dem richtigen HubSpot-Objekt zugeordnet?
• Gibt es ungültige E-Mail-Adressen?
• Sind Unternehmensdomains korrekt?
• Gibt es nicht zugeordnete Spalten?
• Sind alle benötigten Eigenschaften vorhanden?

Die sorgfältige Prüfung entscheidet wesentlich über die spätere Datenqualität Deines CRM-Systems.

Schritt 7: Fehlende Eigenschaften in HubSpot anlegen

Ein häufiger Fehler bei Datenmigrationen besteht darin, Informationen importieren zu wollen, für die in HubSpot noch keine passende Eigenschaft existiert.

Angenommen, Dein bisheriges CRM enthält eine Information wie:

„Geschätztes Dealvolumen“

Soll diese Information künftig als separate Kontakteigenschaft gespeichert werden, benötigst Du zunächst ein entsprechendes Feld in HubSpot. Die passende Eigenschaft muss angelegt werden, damit Du die Spalte aus Deiner Importdatei anschließend diesem Feld zuordnen kannst. Vor größeren Datenimporten solltest Du deshalb festlegen:

Welche Informationen aus unserem bisherigen System benötigen wir künftig wirklich in HubSpot und in welchem Objekt sollen sie gespeichert werden?

Schritt 8: Nicht benötigte Daten vom Import ausschließen

Ein CRM-Wechsel ist eine gute Gelegenheit, bestehende Daten zu bereinigen. Nicht jede Information aus Deinem bisherigen System muss zwangsläufig in HubSpot übernommen werden. Überlege deshalb bei nicht zugeordneten Spalten, ob diese Daten tatsächlich noch benötigt werden.

Häufig ist es sinnvoller, nicht mehr relevante Informationen bewusst nicht zu importieren, anstatt für jede alte Spalte eine zusätzliche HubSpot-Eigenschaft anzulegen. So bleibt Deine CRM-Struktur übersichtlicher und langfristig leichter zu pflegen.

Schritt 9: DSGVO beim HubSpot-Datenimport berücksichtigen

Neben den technischen Anforderungen solltest Du beim Import personenbezogener Daten auch den Datenschutz berücksichtigen. Wenn entsprechende Datenschutzeinstellungen in Deinem HubSpot-Portal aktiviert sind, kann beim Import beispielsweise die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der Kontaktdaten relevant sein. Abhängig von den importierten Datensätzen kann es sich beispielsweise um Leads oder potenzielle Kunden handeln.

Die Datenmigration sollte deshalb nicht nur technisch, sondern auch unter DSGVO-Gesichtspunkten vorbereitet und geprüft werden.

Schritt 10: HubSpot-Import starten und Ergebnis überprüfen

Wenn alle Eigenschaften zugeordnet, Fehler geprüft und die notwendigen Angaben vorgenommen wurden, kannst Du den Import starten. HubSpot verarbeitet anschließend Deine Datei. Nach Abschluss des Imports erhältst Du eine Übersicht über die importierten Daten.

Dort kannst Du unter anderem nachvollziehen:

• welche Datensätze importiert wurden,
• bei welchen Datensätzen Fehler aufgetreten sind,
• welche Daten möglicherweise nicht verarbeitet wurden.

Gerade bei größeren Datenmigrationen solltest Du diese Fehlerübersicht sorgfältig kontrollieren. Fehlerhafte Datensätze können anschließend korrigiert und gegebenenfalls erneut importiert werden.

Öffne außerdem direkt den Kontakt-, Unternehmens- oder Dealbereich in HubSpot und kontrolliere stichprobenartig, ob:

• die Datensätze vollständig angekommen sind,
• die Werte in den richtigen Eigenschaften gespeichert wurden,
• Kontakte den richtigen Unternehmen zugeordnet wurden,
• keine unerwünschten Duplikate entstanden sind.

HubSpot Datenimport Checkliste

Bevor Du Deinen Datenimport startest, solltest Du folgende Punkte prüfen:

• Ist Deine Importdatei sauber strukturiert?
• Stehen die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile?
• Sind Kontakte, Unternehmen und andere zusammengehörige Daten sinnvoll vorbereitet?
• Sind alle benötigten HubSpot-Eigenschaften vorhanden?
• Gibt es eindeutige Identifikatoren?
• Sind E-Mail-Adressen korrekt?
• Sind Unternehmensdomains vorhanden und korrekt?
• Wurden alle relevanten Spalten dem richtigen Objekt zugeordnet?
• Hast Du die vom Importassistenten erkannten Fehler kontrolliert?
• Möchtest Du wirklich sämtliche Daten Deines Altsystems übernehmen?
• Sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigt?
• Hast Du das Ergebnis nach dem Import kontrolliert?

Fazit: Ein erfolgreicher HubSpot Datenimport beginnt mit der Vorbereitung

Der eigentliche HubSpot Datenimport ist mit dem integrierten Importassistenten vergleichsweise einfach. Die entscheidende Arbeit findet jedoch bereits vor dem Upload der Datei statt.

Eine sauber vorbereitete Datenstruktur, korrekt angelegte HubSpot-Eigenschaften und eindeutige Identifikatoren helfen dabei, Kontakte, Unternehmen und weitere CRM-Daten richtig zu übernehmen und miteinander zu verknüpfen.

Nutze die Migration deshalb auch als Gelegenheit, Deine bestehenden Daten zu bereinigen und festzulegen, welche Informationen Du im neuen CRM tatsächlich benötigst.

Nach dem Import solltest Du die Ergebnisse und mögliche Fehler immer noch einmal kontrollieren. So stellst Du sicher, dass Dein HubSpot-Portal von Anfang an auf einer möglichst sauberen Datenbasis aufbaut.

Wenn Du beim Datenimport Unterstützung benötigst, kannst Du ein unverbindliches Erstgespräch vereinbaren.

Da Datenschutz bei CRM-Migrationen ebenfalls eine wichtige Rolle spielt, solltest Du zusätzlich prüfen, welche DSGVO-Anforderungen für Deinen konkreten Datenimport gelten.

Häufige Fragen zum HubSpot Datenimport