HubSpot-Rollen & Berechtigungen: So schaffst Du klare Strukturen

Ein gut strukturiertes CRM ist das Herzstück eines erfolgreichen Unternehmens. Dazu gehören auch klare Rollen und Berechtigungen – denn ohne sie kann schnell Chaos entstehen. Vielleicht kennst Du das Problem: Jemand aus dem Team ändert versehentlich einen wichtigen Bericht, das Marketing hat plötzlich Zugriff auf sensible Verkaufszahlen oder ein neuer Kollege kann nicht auf die nötigen Kontakte zugreifen. All das kann den Arbeitsfluss erheblich stören. Deshalb ist es essenziell, von Anfang an ein klares System zu schaffen.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du in HubSpot sinnvolle Rollen definierst und Berechtigungen so einstellst, dass Deine Daten sicher bleiben und Dein Team effizient arbeiten kann.

Warum klare HubSpot-Rollen und Berechtigungen wichtig sind

Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept bringt viele Vorteile und sorgt dafür, dass jeder im Unternehmen genau die Informationen erhält, die er braucht – nicht mehr und nicht weniger. Das spart Zeit, beugt Fehlern vor und stärkt die Sicherheit Deiner sensiblen Kundendaten.

• Datensicherheit: Sensible Kundendaten bleiben geschützt, da nur autorisierte Personen Zugriff haben. Das verhindert nicht nur Datenpannen, sondern stärkt auch das Vertrauen Deiner Kunden.
• Effizienz: Mitarbeiter sehen nur die für sie relevanten Informationen und Funktionen. So kann sich jeder auf seine Kernaufgaben konzentrieren, ohne sich durch unnötige Datenberge kämpfen zu müssen.
• Klarheit: Jeder im Team weiß, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten er oder sie hat. Dadurch entstehen weniger Missverständnisse und Abläufe sind reibungsloser.

HubSpot-Rollen verstehen

HubSpot bietet eine flexible Benutzerverwaltung mit zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten. Neben vordefinierten Rollen kannst Du individuelle Berechtigungen anpassen, um Dein CRM genau an die Anforderungen Deines Unternehmens anzupassen. Hier ein Überblick über die Standard-Rollen, um Dir die Flexibilität in HubSpot zu verdeutlichen.

Standardmäßige Rollen

• Super-Admin: Das ist die Alleskönner-Rolle! Wer hier eingetragen ist, hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen, Einstellungen und Daten in HubSpot. Diese Rolle sollte nur an wenige, vertrauenswürdige Personen vergeben werden, denn sie können wirklich alles – inklusive Benutzer hinzufügen oder entfernen.
  
  
• View Only: Perfekt für diejenigen, die sich nur einen Überblick verschaffen müssen, aber keine Änderungen vornehmen sollen. Diese Rolle eignet sich beispielsweise für externe Berater.
  
  
• Standard User: Die Basisrolle für den täglichen HubSpot-Gebrauch. Ein Standard User kann auf grundlegende Funktionen zugreifen, hat aber keine administrativen Rechte und kann nur begrenzt Änderungen an den CRM-Daten vornehmen.
  
  
• CMS Developer: Diese Rolle ist für technische Experten gedacht, die sich um die Webseite und andere CMS-Inhalte kümmern. Sie können Änderungen am Code vornehmen, haben aber keinen Zugriff auf CRM-Daten oder Vertriebskanäle.
  
  
• Content Marketer: Ideal für Dein Marketing-Team! Wer diese Rolle hat, kann Kampagnen, Blogbeiträge und E-Mails erstellen, um Deine Marke optimal zu präsentieren. Zugriff auf den Vertrieb oder die Kundendatenbank? Fehlanzeige – das bleibt anderen Rollen vorbehalten.
  
  
• Developer: Für alle, die tief in den Code eintauchen. Diese Rolle erlaubt API-Integrationen und technische Anpassungen an Deiner HubSpot-Instanz. Damit ist sie ideal für Entwickler, die externe Systeme anbinden oder Automatisierungen programmieren.
  
  
• Marketing Manager: Die strategischen Köpfe hinter Deinen Marketingaktivitäten. Sie haben Zugriff auf alle Marketing-Tools, Analysen und Automatisierungen, um Kampagnen optimal zu steuern. Zusätzlich können sie Berechtigungen für Marketingmitarbeiter anpassen.
  
  
• Sales Manager: Wenn es um den Vertrieb geht, ist der Sales Manager der Dreh- und Angelpunkt. Diese Rolle kann Deals, Pipelines und Vertriebsprozesse verwalten sowie die Aktivitäten des gesamten Verkaufsteams überwachen.
  
  
• Sales Rep: Die Vertriebsmitarbeiter, die an vorderster Front stehen. Sie haben Zugriff auf ihre eigenen Deals, Kontakte und Vertriebsaktivitäten, aber nicht auf unternehmensweite CRM-Daten oder strategische Steuerungsfunktionen.
  
  
• Service Manager: Diese Rolle ist für den Kundenservice gedacht. Ein Service Manager hat volle Kontrolle über Support-Tickets, kann Prozesse optimieren und das Serviceteam steuern, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
  
  
• Service Rep: Die direkte Schnittstelle zum Kunden! Service Reps kümmern sich um Kundenanfragen und Tickets, haben aber oft keinen Zugriff auf Vertriebs- oder Marketingdaten, um sich auf den Support zu konzentrieren.

Berechtigungen in HubSpot richtig einstellen

Damit Dein CRM möglichst effizient arbeitet, solltest Du Dir vor der Vergabe von Berechtigungen ein paar zentrale Fragen stellen: Wer braucht welche Informationen? Welche Teammitglieder dürfen Daten ändern? Und welche Bereiche sollten für bestimmte Personen gesperrt bleiben?

1. Analyse der Teamstruktur
Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt. Überlege Dir deshalb genau, welche Abteilungen und Personen Zugriff auf welche Daten und Funktionen benötigen. Eine einfache Methode ist es, eine Matrix zu erstellen, in der Du Rollen und benötigte Berechtigungen festhältst. So hast Du eine klare Übersicht und vermeidest überflüssige Zugriffsrechte.

2. Nutzung vordefinierter Rollen
HubSpot stellt Dir bereits sinnvolle Standardrollen zur Verfügung. Diese sind so konzipiert, dass sie viele typische Anwendungsfälle abdecken. Bevor Du also direkt eigene Rollen erstellst, prüfe, ob die bestehenden Rollen Deinen Anforderungen entsprechen.

3. Erstellung individueller Rollen
Falls nötig, kannst Du benutzerdefinierte Rollen über Einstellungen > Benutzer & Teams > Rollen anlegen. Hier kannst Du festlegen, wer welche Berechtigungen für einzelne Module hat. Besonders bei wachsenden Teams oder komplexen Strukturen lohnt sich diese Anpassung.

4. Zugriffsebenen feinjustieren
Achte darauf, dass Mitarbeiter nur die notwendigen Rechte erhalten. Folgende Berechtigungen sind besonders relevant:

• Lese-, Schreib- und Löschrechte für Kontakte, Deals und Unternehmen – je nachdem, wie stark ein Mitarbeiter in die Kundenverwaltung eingebunden ist.
• Zugang zu Berichten und Dashboards, damit jeder genau die Daten einsehen kann, die für seine Arbeit relevant sind.
• Berechtigungen für Integrationen und API-Zugriffe, um sicherzustellen, dass externe Tools nur von den richtigen Personen genutzt werden.

5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Dein Unternehmen entwickelt sich weiter – und damit auch die Anforderungen an Dein CRM. Was heute passt, kann in einem Jahr schon nicht mehr optimal sein. Daher solltest Du regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass Berechtigungen weiterhin sinnvoll gesetzt sind. Am besten legst Du einen festen Termin pro Quartal fest, um die Einstellungen zu überprüfen.

Fazit: Klare Rollen für ein effizientes und sicheres CRM

Die richtige Verwaltung von CRM-Rollen und Berechtigungen in HubSpot kann Dir eine Menge Zeit und Nerven sparen. Indem Du klare Strukturen schaffst, sorgst Du nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für effizientere Prozesse in Deinem Unternehmen. Nimm Dir die Zeit, Dein Berechtigungskonzept durchdacht aufzusetzen – Dein Team wird es Dir danken!

Brauchst Du Unterstützung bei der optimalen Einrichtung Deines HubSpot-CRMs? Melde Dich bei uns und lass uns gemeinsam durchstarten! Wir helfen Dir dabei, klare Strukturen zu schaffen und Dein CRM perfekt auf Dein Unternehmen abzustimmen.