Die Welt der HubSpot-Lizenzen kann auf den ersten Blick komplex wirken, aber mit dem richtigen Wissen kannst Du Dein Unternehmen effizient aufstellen und unnötige Ausgaben vermeiden. Stefan Wendt und Domink Enzler zeigen Dir in dieser Podcastfolge wie Du in 2025 richtig bei Deinen HubSpot-Lizenzen sparen kannst!
HubSpot Lizenzen 2024/2025: Das neue Modell erklärt
HubSpot hat sein Lizenzmodell vor etwa anderthalb Jahren, also 2024, umgestellt. Früher waren die Lizenzen stark an die einzelnen Hubs (Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub etc.) gekoppelt und oft musste man eine Mindestanzahl an Lizenzen abnehmen. Das führte besonders bei kleineren Unternehmen zu unnötigen Kosten.
Heute setzt HubSpot auf ein „Seat-basiertes“ Lizenzmodell. Das bedeutet, jeder Nutzer in Deinem HubSpot-Portal bekommt einen sogenannten "Seat" (Sitz) zugewiesen, der ihm bestimmte Rechte und den Zugriff auf Tools ermöglicht. Die große Frage ist dabei immer: Wer braucht welche Berechtigungen und welche Tools?
Wir gehen die verschiedenen Seat-Typen durch und zeigen Dir, wie Du sie optimal einsetzt.
1. Der View-Only Seat: Dein kostenloser Zugang zum CRM
Der View-Only Seat ist eine kostenlose HubSpot-Lizenz und bietet Nutzern Lesezugriff auf Dein HubSpot-Portal. Wie der Name schon sagt, kann man damit Daten einsehen, aber nicht bearbeiten.
Für wen ist er geeignet?
- Management: Um Berichte und aktuelle Daten einzusehen, ohne selbst operativ tätig zu sein.
Buchhaltung oder andere Abteilungen: Wenn sie hin und wieder Kontakte oder Unternehmensdaten im CRM prüfen müssen.
- Teamassistenz oder Sekretariat: Um Informationen zu überprüfen oder interne Kommentare zu setzen.
- Externe Stakeholder/Geschäftspartner: Die einen Einblick in bestimmte Bereiche des CRMs erhalten sollen.
Was kann man damit tun?
- Berichte, Deals, Kontakte und andere CRM-Objekte ansehen.
- Interne Kommentare zu Objekten hinterlegen.
- Die E-Mail- und Kalenderintegration (Microsoft 365 oder Gmail) aktivieren, um E-Mails im System zu protokollieren und den Kalender zu nutzen.
Was geht nicht?
- Bearbeitungen in HubSpot vornehmen.
- Sequenzen verschicken.
- Vorlagen nutzen oder anlegen.
- Automatisierungen ausführen.
- Dein Spar-Tipp: Prüfe genau, welche Mitarbeiter wirklich nur Lesezugriff benötigen. Jeder View-Only Seat spart Dir Kosten!
2. Der Core Seat: Die Basis für operative Arbeit
Der Core Seat ist die erste kostenpflichtige Seat-Variante und gewährt Dir Bearbeitungsrechte für alle erworbenen Hubs. Er ist Dein idealer Begleiter, wenn Du operative Aufgaben in HubSpot erledigst, aber keinen direkten, täglichen Kundenkontakt hast, der spezifische Sales- oder Service-Tools erfordert.
Für wen ist er geeignet?
- Marketing-Mitarbeiter: Zum Erstellen von Workflows, E-Mails, Werbekampagnen, Social-Media-Posts.
- Administratoren (Admins): Die das System verwalten und konfigurieren.
- Vertriebs-Innendienst: Wenn sie administrative Aufgaben im Vertrieb unterstützen, Angebote vorbereiten oder im E-Mail-Verkehr tätig sind, der nicht auf hohe Frequenz ausgelegt ist. Sie brauchen nicht zwingend eine Sales-Lizenz, wenn sie keine spezifischen Sales-Tools nutzen.
- Mitarbeiter ohne direkten Kundenkontakt: Die Datensätze abändern oder Reports erstellen.
Was kann man damit tun?
- Bearbeitungsrechte in allen erworbenen Hubs.
- Datensätze abändern und Berichte erstellen.
- Workflows im Marketing erstellen.
- E-Mails anlegen, Werbekampagnen und Social-Media-Posts anlegen.
- Auf Vorlagen (E-Mail, Snippets) und Aufgaben zugreifen und diese nutzen.
Eigene Dashboards erstellen.
Wichtiger Unterschied zum Sales Seat: Auch wenn Du Vorlagen nutzen und E-Mails verschicken kannst, sind bestimmte Sales-Funktionen wie Sequenzen oder die digitale Signatur im Angebotstool nicht enthalten.
3. Der Sales Hub Seat: Dein Werkzeug für den direkten Vertrieb
Der Sales Hub Seat ist speziell für alle gedacht, die täglichen und direkten Kundenkontakt im Vertrieb haben. Hier bekommst Du Zugriff auf essenzielle Tools, die Deinen Vertriebsalltag effizienter gestalten.
Für wen ist er geeignet?
- Vertriebsmitarbeiter (Sales Reps): Die aktiv im Outreach sind und direkten Kundenkontakt pflegen.
- Geschäftsführer: Wenn sie selbst Vertriebsaktivitäten durchführen.
Welche Tools schaltet er frei?
- Sequenzen: Automatisierte und personalisierte E-Mail-Abfolgen für die Kundenansprache.
- Persönlicher Prospecting Workspace: Eine zentrale Übersicht über alle Deine Sales-Aktivitäten.
- Leitfäden (Playbooks): Interaktive Gesprächsleitfäden für Erstgespräche oder Fokusgespräche.
- Prognosen (Forecasting): Für die Vertriebsplanung und -vorhersage.
- Calling Feature: Direkte Anrufe über HubSpot.
- Digitale Signatur (e-Signature): Für Angebote und Verträge.
- HubSpot Meetings-Tool: Um externen Personen die Möglichkeit zu geben, Termine in Deinem Kalender zu buchen. (Achtung: Die einfache Kalenderintegration von Outlook/Google geht auch mit Free-Lizenz, aber das spezielle HubSpot-Tool erfordert eine Sales-Lizenz!)
Dein Spar-Tipp: Nicht jeder im Vertrieb braucht zwingend einen Sales Seat. Wenn Mitarbeiter eher unterstützende oder administrative Rollen haben, reicht oft ein Core Seat aus, um Kosten zu sparen.
4. Der Service Hub Seat: Dein Support für exzellenten Kundenservice
Der Service Hub Seat ist unerlässlich für alle, die täglichen und direkten Kundenkontakt im Kundenservice haben. Er bietet spezifische Funktionen zur effizienten Betreuung Deiner Bestandskunden.
Für wen ist er geeignet?
- Kundenservice-Agenten: Die im Helpdesk arbeiten und Kundenanfragen bearbeiten.
- Mitarbeiter im technischen Support: Die Playbooks für die Kundenbetreuung nutzen.
Welche Tools schaltet er frei?
- Helpdesk-Zugang: Um Tickets zu bearbeiten und mit Bestandskunden zu kommunizieren.
- SLA-Tracking: Zur Überwachung von Service Level Agreements.
- Service Playbooks: Leitfäden für die Kundenbetreuung am Telefon.
- Live-Chat-Interaktion: Um auf der Webseite mit Usern in Echtzeit zu interagieren und Fragen zu beantworten.
- Wissensdatenbank-Artikel veröffentlichen: Zum Erstellen und Verwalten von Self-Service-Ressourcen.
So sparst Du wirklich bei Deinen HubSpot-Lizenzen!
Die zentrale Frage bei der Auswahl der richtigen Lizenzen ist immer: "Wie sieht der Arbeitsalltag dieser Person denn aus?"
- Regelmäßiges Audit: Mache ein kleines Audit Deiner bestehenden Lizenzen. Wer hat welchen Seat und ist dieser überhaupt nötig? Überprüfe regelmäßig, ob die zugewiesenen Lizenzen noch den tatsächlichen Aufgaben entsprechen.
- Nicht blind kaufen: Kaufe nicht blind Service- oder Sales-Lizenzen für Dein gesamtes Team. Wenn von zehn Vertriebsmitarbeitern nur fünf eine Sales-Lizenz benötigen, können die anderen fünf mit einem Core Seat arbeiten. Das spart enorme Kosten!
- Flexible Lizenzzuweisung: Du kannst Lizenzen flexibel zwischen Nutzern wechseln. Wenn Du beispielsweise ein externes Vertriebsteam oder Teilzeitkräfte hast, die an unterschiedlichen Tagen arbeiten, kannst Du eine Sales-Lizenz heute dem einen geben und morgen einem anderen. HubSpot funktioniert hier nach dem "High-Water-Mark"-Prinzip: Du buchst eine maximale Anzahl an Lizenzen und kannst diese dann intern frei verteilen.
- Vorsicht vor Account Sharing: Wir raten dringend davon ab, einen Zugang mit mehreren Personen zu teilen (z.B. eine Sales-Lizenz für die gesamte Vertriebsabteilung). Das ist nicht nur gegen die Nutzungsbedingungen von HubSpot, sondern auch extrem riskant! Du kannst dann nicht nachvollziehen, wer welche Aktion in HubSpot durchgeführt hat (z.B. Kontakte angeschrieben, Daten gelöscht oder exportiert). Das macht es unmöglich, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und stellt ein großes Sicherheitsrisiko dar.
Fazit – Dein Weg zu optimierten HubSpot-Lizenzen
Die Wahl der richtigen HubSpot-Lizenzen ist entscheidend für die Effizienz und die Kosten Deines Unternehmens. Es lohnt sich, genau hinzuschauen und zu planen, welche Lizenzen Deine Mitarbeiter wirklich benötigen.
Brauchst Du Unterstützung? Wir helfen Dir gerne dabei, Deine HubSpot-Lizenzen optimal zu strukturieren und Kosteneinsparungen zu erzielen. Gerne können wir in einem unverbindlichen Erstgespräch Deine Anforderungen klären.
Triff uns persönlich: Wir sind auf Events wie der DMEXCO und der Staffing Pro unterwegs! Schau auf Dominiks LinkedIn-Seite nach einem Termin-Link.
Höre auch in unsere Podcasts rein: Für einen generellen Überblick über HubSpot-Preise und die verschiedenen Hubs empfehlen wir Dir unsere spezielle Podcast-Folge dazu.
