HubSpot Einführung mit Partner: So läuft ein Projekt mit CIXON ab

  • 38 Min.

So läuft die Zusammenarbeit mit CIXON ab | Ep. #77

CRM Podcast - CIXON Boosts Your Business

Abspielen

Wer auf HubSpot umsteigen oder eine bestehende HubSpot Instanz weiterentwickeln möchte, steht früher oder später vor einer zentralen Frage: Welcher HubSpot Partner passt wirklich zum Unternehmen?

Denn nicht jeder Partner arbeitet gleich. Unterschiede gibt es bei Spezialisierung, Projektmethodik, technischer Tiefe, Kommunikation und beim Verständnis für mittelständische Anforderungen. Genau deshalb lohnt es sich, nicht nur auf Zertifikate oder Partnerlevel zu schauen, sondern auch darauf, wie eine Zusammenarbeit konkret abläuft.

In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie wir bei CIXON mit Unternehmen zusammenarbeiten, welche Werte uns prägen, wie unser Projektablauf aussieht und für welche Art von Projekten wir der richtige Partner sind.

Das Wichtigste in Kürze

CIXON ist ein HubSpot Partner und begleitet Unternehmen bei der Implementierung, Integration, Weiterentwicklung und technischen Nutzung von HubSpot.
Die Zusammenarbeit folgt einem klaren Modell:

• dreistufige Pre-Sales-Phase zum Kennenlernen und zur Anforderungsaufnahme
• vierstufiges Projektframework: Plan, Build, Test, Use
• Fokus auf HubSpot CRM, Marketing, Vertrieb, Service, Integrationen und CMS
• starker Schwerpunkt auf mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz
• Ziel ist immer, Unternehmen so aufzustellen, dass sie HubSpot langfristig selbst erfolgreich nutzen und weiterentwickeln können

Warum die Wahl des richtigen HubSpot Partners so wichtig ist

Ein CRM-Projekt ist kein reines Softwareprojekt. Es betrifft in der Regel Prozesse, Daten, Zuständigkeiten, Reporting, Automatisierung und Change Management. Deshalb entscheidet der richtige Partner nicht nur über die technische Umsetzung, sondern oft auch darüber, wie schnell HubSpot intern akzeptiert und produktiv genutzt wird.

Ein guter HubSpot Partner sollte daher nicht nur das Tool kennen, sondern auch:

• Anforderungen sauber strukturieren
• Prozesse in HubSpot übersetzen
• technische Integrationen sauber umsetzen
• Teams befähigen
• Verantwortung im Projekt übernehmen

Genau an diesem Punkt setzt unser Ansatz bei CIXON an.

Was CIXON als HubSpot Partner ausmacht

1. 100 Prozent Fokus auf HubSpot

CIXON ist ein HubSpot-only Partner. Das bedeutet: Unser Team arbeitet vollständig auf der HubSpot Plattform. Wir betreuen keine Vielzahl unterschiedlicher CRM-Systeme parallel, sondern konzentrieren uns auf eine Plattform mit maximaler fachlicher und technischer Tiefe.

Dieser Fokus hat direkte Vorteile für Kunden:

• schnellere Einarbeitung in neue Anforderungen
• klare Best Practices aus vielen Projekten
• hohe technische Qualität bei Implementierung und Integration
• laufende Auseinandersetzung mit neuen HubSpot Features und Betas

Wer mit CIXON arbeitet, arbeitet mit einem Team, das HubSpot nicht nur nutzt, sondern die Plattform aktiv weiterdenkt.

2. Erfahrung aus hunderten HubSpot Projekten

In den vergangenen Jahren hat CIXON mehrere hundert HubSpot Projekte in der DACH-Region begleitet. Dazu gehören unter anderem:

• HubSpot Implementierungen
• HubSpot Onboardings
• Datenmigrationen
• Schnittstellenprojekte
• Webseiten mit HubSpot CMS
• Weiterentwicklungen bestehender HubSpot Setups

Diese Projekterfahrung ist wichtig, weil sie hilft, Muster früh zu erkennen, Risiken zu vermeiden und Lösungen nicht theoretisch, sondern praxisnah und umsetzbar zu entwickeln. In unseren Case Studies kannst Du mehr über unsere vorherigen Projekte lesen. 

3. Spezialisierung auf Mittelstand und ausgewählte Branchen

CIXON arbeitet vor allem mit Unternehmen, die HubSpot strategisch und operativ als zentrales CRM-System etablieren wollen. Der Fokus liegt dabei besonders auf dem Mittelstand sowie auf digitalen und technologiegetriebenen Geschäftsmodellen.

Zusätzlich bringt das Team branchenspezifische Erfahrung mit, etwa in Bereichen wie:

• Software
• IT
• Finanzdienstleistungen
• Recruiting und HR
• Real Estate

Das ist besonders relevant, wenn Prozesse nicht nur technisch umgesetzt, sondern auch fachlich verstanden werden sollen.

Unsere Mission: CRM im Mittelstand wirksam machen

CIXON versteht sich nicht nur als Umsetzer, sondern als langfristiger Technologiepartner. Im Zentrum steht die Überzeugung, dass moderne CRM-Systeme ein zentraler Hebel sind, um Unternehmen effizienter, transparenter und wettbewerbsfähiger zu machen.

Die Mission dahinter ist klar: Den Mittelstand durch moderne CRM-Lösungen digitalisieren und langfristig wettbewerbsfähig machen.

Diese Haltung prägt auch die tägliche Zusammenarbeit mit Kunden: nicht als lose Dienstleisterbeziehung, sondern als Partnerschaft mit Verantwortung.

Welche Werte die Zusammenarbeit mit CIXON prägen

Langfristige Partnerschaft statt kurzfristiger Projektlogik

Wir sehen Kunden nicht als reine Auftraggeber, sondern als Partner. Das bedeutet: Wir denken Projekte nicht nur bis zum Go-live, sondern darüber hinaus. Ziel ist immer eine Lösung, die langfristig funktioniert und intern getragen wird.

Erfolgsorientierung statt Präsentationslogik

Wir arbeiten hands-on. Das heißt: keine endlosen Foliensets ohne Umsetzung, sondern klare Prozesse, konkrete Planung und operative Realisierung in HubSpot.

Digitale Direktheit

Remote-Zusammenarbeit ist bei CIXON kein Notbehelf, sondern Teil der DNA. Wir kombinieren digitale Effizienz mit persönlichem Austausch dort, wo er sinnvoll ist. So entstehen schnelle Abstimmungen, klare Verantwortlichkeiten und kurze Entscheidungswege.

Verantwortung im Projekt

Wir sprechen Themen offen an, auch wenn sie unangenehm sind. Gerade in CRM-Projekten ist das entscheidend. Denn nur wenn Risiken, Lücken oder fehlende Voraussetzungen früh sichtbar werden, lassen sie sich sauber lösen.

Extra-Meile und Pragmatismus

Wir arbeiten lösungsorientiert. Das bedeutet auch, über einzelne Tickets hinauszudenken, Zusammenhänge zu erkennen und Empfehlungen auszusprechen, die dem Projekterfolg wirklich dienen.

Für wen CIXON der richtige HubSpot Partner ist

CIXON passt besonders gut zu Unternehmen, die:

• HubSpot bereits ausgewählt haben oder auf der Shortlist führen
• eine saubere Implementierung oder Weiterentwicklung wollen
• einen Partner mit technischer und konzeptioneller Tiefe suchen
• Wert auf klare Prozesse und direkte Kommunikation legen
• HubSpot langfristig als zentrales System etablieren möchten

Besonders gut funktioniert die Zusammenarbeit, wenn auf Kundenseite Commitment, Ressourcen und Veränderungsbereitschaft vorhanden sind. Ein CRM-Projekt braucht interne Mitwirkung. Genau dann entsteht echter Mehrwert.

Für wen CIXON eher nicht der richtige Partner ist

Genauso wichtig ist die klare Abgrenzung. CIXON ist nicht die richtige Adresse für Unternehmen, die:

• eine allgemeine Marketingagentur suchen
• eine komplette Marketing- oder Vertriebsstrategie auf dem weißen Blatt Papier entwickeln lassen möchten
• eine vollständig neutrale CRM-Evaluierungsberatung ohne Plattformfokus benötigen
• operative Betreuung fremder Tools außerhalb von HubSpot erwarten
• primär PowerPoint-Beratung statt Umsetzung suchen

Das bedeutet nicht, dass diese Themen unwichtig sind. Es bedeutet nur, dass wir bewusst spezialisiert arbeiten. Und genau diese Spezialisierung macht die Zusammenarbeit effizient.

So läuft die Zusammenarbeit mit CIXON ab

Ein klarer Projektablauf ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in CRM-Projekten. Deshalb folgt die Zusammenarbeit bei CIXON einer strukturierten Methodik.

1. Die Pre-Sales-Phase: Kennenlernen, Fokus, Demo

Bevor ein Projekt startet, durchlaufen wir in der Regel eine dreistufige Pre-Sales-Phase. Diese ist darauf ausgelegt, Anforderungen sauber zu verstehen und gegenseitig zu prüfen, ob die Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Schritt 1: Erstgespräch

Im ersten Gespräch geht es um die Ausgangslage:

• Wo steht das Unternehmen aktuell?
• Welche Ziele gibt es?
• Welche Herausforderungen bestehen in Marketing, Vertrieb oder Service?
• Ist HubSpot bereits gesetzt oder noch in Prüfung?

Schritt 2: Fokustermin

Im Fokustermin gehen wir tiefer in Prozesse, Daten, Systeme und Anforderungen. Dabei schauen wir beispielsweise auf:

• bestehende Excel- oder CRM-Strukturen
• Datenqualität und Datenquellen
• aktuelle Toollandschaft
• Zielprozesse und Verantwortlichkeiten
• erste Vorstellungen zum Projektumfang

Schritt 3: Individuelle Demo

Anschließend zeigen wir anhand der konkreten Anforderungen, wie eine Lösung in HubSpot aussehen kann. So entsteht früh ein belastbares Bild davon, wie das Projekt später umgesetzt werden könnte.

Der Vorteil dieses Vorgehens: Unternehmen bekommen bereits vor Projektstart ein klares Gefühl für Arbeitsweise, Denkweise und Lösungsansatz.

2. Der Handover: Vom Vertrieb ins Projektteam

Wenn beide Seiten zusammenpassen und ein Projekt startet, folgt der strukturierte Übergang an das operative Team. Dabei werden alle Erkenntnisse aus der Pre-Sales-Phase intern übergeben.

Das reduziert Reibungsverluste und sorgt dafür, dass das Projektteam nicht bei null startet, sondern bereits ein fundiertes Verständnis für Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen mitbringt.

3. Das Projektframework: Plan, Build, Test, Use

Im Projekt arbeitet CIXON mit einem vierphasigen Framework, das für Klarheit und Qualität sorgt.

Plan: Prozesse und Anforderungen sauber konzipieren

In der Planungsphase werden Prozesse zunächst außerhalb von HubSpot strukturiert und visualisiert, zum Beispiel in Miro. Das ist wichtig, weil Prozesse zuerst fachlich verstanden und abgestimmt werden müssen, bevor sie technisch gebaut werden.

Typische Inhalte der Planungsphase sind:

• Prozessaufnahme
• Zielbild und Soll-Prozesse
• Datenmodell
• Pipeline-Strukturen
• Automatisierungslogik
• Rollen und Zuständigkeiten

Build: Umsetzung in HubSpot

In der Build-Phase wird die geplante Struktur operativ umgesetzt. Dazu zählen je nach Projekt unter anderem:

• Einrichtung von Objekten, Properties und Pipelines
• Workflow-Automatisierungen
• Berechtigungsstrukturen
• Integrationen
• Datenmigrationen
• CMS-Umsetzungen
• technische Individualentwicklungen

Test: Qualität vor Go-live

Bevor etwas live geht, wird getestet. Das betrifft nicht nur einzelne Workflows, sondern die gesamte Logik im Zusammenspiel:

• funktionieren Automatisierungen korrekt?
• greifen Datenflüsse wie geplant?
• sind Prozesse verständlich und nutzbar?
• stimmen Übergaben zwischen Teams und Systemen?

Diese Phase ist entscheidend, um Fehler vor dem Livebetrieb zu vermeiden.

Use: Enablement, Übergabe und Nutzung

Am Ende geht es nicht nur darum, dass HubSpot technisch steht, sondern dass das Team es sicher und sinnvoll nutzen kann. Deshalb beinhaltet die letzte Phase:

• Onboarding
• Schulung
• Übergabe
• Dokumentation
• Enablement interner Key User

Das Ziel: Unternehmen sollen HubSpot nicht nur eingeführt haben, sondern aktiv beherrschen.

Warum Enablement ein zentraler Teil der Zusammenarbeit ist

Ein wichtiger Grundsatz bei CIXON lautet: Kunden sollen nicht dauerhaft für jede kleine Änderung abhängig vom Partner sein.

Deshalb ist es Teil der Zusammenarbeit, gezielt HubSpot Champions auf Kundenseite auszubilden. Diese Key User können später selbst Anpassungen vornehmen, interne Fragen beantworten und das System weiterentwickeln.

Das schafft:

• mehr Unabhängigkeit
• höhere Akzeptanz im Team
• schnellere Weiterentwicklung
• nachhaltigere CRM-Nutzung

Welche Tools in der Zusammenarbeit genutzt werden

Damit Projekte effizient laufen, setzt CIXON auf eine moderne digitale Arbeitsweise. Typische Tools in der Zusammenarbeit sind:

• Slack: Slack dient als zentraler Kanal für die laufende Projektkommunikation. Fragen, Abstimmungen und operative Themen können dort schnell und direkt geklärt werden.

• Monday: Monday wird als Projektmanagement-Tool genutzt. Dort werden Aufgaben, Timings, Verantwortlichkeiten, Meilensteine und der kritische Pfad des Projekts abgebildet.

• Miro: Miro ist das zentrale Whiteboard für Prozessdesign und Konzeption. Hier werden Abläufe visualisiert, diskutiert und abgestimmt, bevor sie in HubSpot gebaut werden.

Das Ergebnis: weniger Missverständnisse, bessere Transparenz und effizientere Zusammenarbeit.

Warum Steering und Stakeholder-Management so wichtig sind

Gerade in größeren CRM-Projekten reicht es nicht, nur mit den operativen Nutzern zu sprechen. Deshalb etabliert CIXON bei Bedarf eine Steering-Ebene. Dort werden relevante Stakeholder regelmäßig zum Projektstand abgeholt.

Das ist wichtig, um:

• Prioritäten sauber zu steuern
• Entscheidungen zu beschleunigen
• Risiken früh sichtbar zu machen
• interne Unterstützung für das Projekt zu sichern

So bleibt das Projekt nicht nur fachlich, sondern auch organisatorisch auf Kurs.

Wie die Zusammenarbeit nach dem Projekt weitergehen kann

Nach einem initialen Projekt gibt es in der Regel zwei Wege:

Offboarding

Die Verantwortung geht an das interne Team beziehungsweise an ausgebildete HubSpot Champions über. Das Unternehmen arbeitet eigenständig weiter.

Everboarding

Die Zusammenarbeit wird fortgeführt, zum Beispiel für:

• weitere Optimierungen
• neue Automatisierungen
• zusätzliche Integrationen
• strategische Weiterentwicklung
• Sparring bei neuen Anforderungen

Welcher Weg der richtige ist, hängt von internen Ressourcen, Zielen und Reifegrad des Teams ab.

Was Unternehmen für ein erfolgreiches HubSpot Projekt mitbringen sollten

Eine erfolgreiche HubSpot Einführung oder Weiterentwicklung braucht nicht nur einen guten Partner, sondern auch die richtigen Voraussetzungen auf Kundenseite.

Wichtig sind vor allem:

1. Commitment zur Plattform

HubSpot sollte nicht als kurzfristiger Test, sondern als strategisches System verstanden werden.

2. Interne Kapazitäten

CRM-Projekte brauchen Zeit, Ansprechpartner und Entscheidungen auf Kundenseite.

3. Change Management

Neue Prozesse und Systeme funktionieren nur, wenn Teams sie mittragen und nutzen. Deshalb ist Change Management auch bei der Einführung von HubSpot nicht zu unterschätzen.

4. Offenheit für Struktur

Je klarer Prozesse und Ziele benannt werden, desto besser lässt sich HubSpot sinnvoll aufsetzen.

Fazit: So arbeitet CIXON als HubSpot Partner

CIXON begleitet Unternehmen nicht als Bauchladen-Agentur, sondern als spezialisierter HubSpot Partner mit klarem Fokus. Die Zusammenarbeit ist strukturiert, direkt, technisch fundiert und auf langfristige Wirksamkeit ausgelegt.

Wer HubSpot nicht nur einführen, sondern sauber aufbauen, integrieren und nachhaltig nutzen möchte, braucht einen Partner, der Prozesse versteht, Verantwortung übernimmt und operative Umsetzung mit strategischem Denken verbindet.

Genau dafür ist unser Ansatz gemacht. Als zertifizierter HubSpot Diamant Partner können wir Dir beim Set-Ups Deines CRMs helfen. Zögere nicht und buche Dir gerne einen kostenlosen Termin mit uns.